评估和恢复工作团队

　　记得在这个系列内容之中，我们接触过一个外部的评估和恢复工作团队。评估工作的主办者引入了外来的帮助，这个团队将接手评估和恢复项目管理工作。评估团队的领导在整个的评估和恢复工作中将成为新的项目经理。

　　项目恢复工作：四个部分

　　这是关于恢复出轨的项目工作的四篇系列文章之中的第二篇。系列中的第一篇介绍了评估问题项目的结构化方法。第三篇将介绍恢复计划的制定和执行。第四篇中，作者将着眼于使项目工作避免问题的策略。

　　评估阶段概况

　　评估阶段的主要目的是：

　　1、 确定目前项目的状态

　　2、 确定挽救项目所需的纠正办法

　　项目的一些特性(大小，技术，战略重要性，复杂性和政治环境)将会对这些目的造成影响。要完成一份精确的项目状态报告，你需要充分地确定项目工作中已经完成的部分和悬而未决的部分，这里面包括修复过失所必需的工作。要记住，大多数出轨的项目都没有一个有效的项目管理信息系统，这个系统中整合了工作范围，成本，时间进度和工作交付等的信息。但是要建构恢复计划，这个信息系统是必需的。在这个阶段中，相关方面的专家将来帮助你达到这些目的。

　　评估阶段应该被视为一个短期项目来进行管理，同时赋予标准的项目生存周期。

　　项目恢复计划中的主要阶段和工作

　　在下面的内容之中，我们将对每一步工作的目的进行讨论，此外还将概括介绍一下我们需要遵循的处理过程。

　　评估工作章程的定义

　　评估工作章程的主要目的是：

　　1、向公司组织正式宣布评估和恢复工作。

　　2、提供评估和恢复工作方面的领导。

　　3、完成制定评估计划所必需的行为。

　　定义评估工作章程过程概况

　　章程中包括下面的步骤：

　　从主办者的角度来定义评估恢复工作的任务

　　了解项目的历史，以揭露隐藏的问题，意见和其他项目问题的相关因素

　　与项目团队建立联络，确保所有人的意见一致，目的相同

　　对这些问题做出回答：我们将如何制定评估计划?制定评估计划我们需要采取什么行动?需要多长时间?开展评估工作我们需要什么资源?什么数据?这些数据我们将如何获得?

　　完成评估工作章程并获得主办者的批准

　　评估计划的制定开发

　　评估计划的主要目的是：

　　1、 指导评估过程，以实现章程中的目的。

　　2、使评估团队能够在尽可能短的时间之内进行评估工作。

　　3、确保产生正确的裁决。

　　4、将项目团队的精力分散最小化。

　　制定评估计划所涉及的步骤包括：

　　为评估团队制定恰当的基调：对于评估团队成员来说，他们往往认为目前的项目团队成员并不胜任。这种看法是不必要的，评估工作的领导不能允许这种看法的盛行。恰当的基调必须表明评估团队是来提供帮助的，他们必须了解事情是如何发生进展的，他们不是来这里横加指责，而是要对修复工作给出建议。项目团队也应该向评估团队就敏感问题作摘要汇报，例如人员的流动性，客户的想法和工作的机密性等等。

　　建立对项目牢固的理解：这里你就要将问题明确化，在评估过程中你应该审查下面这些关键性的文件：

　　1、项目工作章程和目的

　　2、预算和价格细节

　　3、项目计划和状态报告

　　4、项目处理过程

　　5、工作情况的陈述

　　6、与内部组织签订的协议

　　7、项目组织图

　　8、项目控制书，通常包含所有的文件

　　探究细节：项目的大小，复杂性和范围对评估计划有很大的影响。计划必须包括：

　　1、集中的目的

　　2、开展评估的工作细化结构

　　3、评估工作的资源

　　4、风险和问题管理

　　5、时间进度

　　6、每个工作任务的工具

　　7、交付工作的清单

　　8、工作场所

　　9、开工会议的细节

　　获得批准：评估团队的领导需要完成评估计划，在开始评估工作之前请示评估工作的主办者并获得批准。

　　开展评估工作

　　这个评估阶段主要目的是：

　　1、确定项目目前的状态。

　　2、确认主要的威胁，机会和问题。

　　3、开始考虑全面的恢复。

　　开展评估工作的过程概况

　　评估工作应包括下面的步骤：

　　文件的确定：你应该对开展评估工作所需的所有文档文件进行确认。你还要将这些文件进行储存，且应该在评估团队到达之前完成。

　　团队的统一：从评估工作进行计划开始，评估团队的体积就很可能会不断扩充。评估团队的领导必须让团队认清评估工作的目的，目标和范围。

　　开工会议：工作所涉及的所有团体都应该参加开工会议，包括主办者，整个评估团队，项目经理，主要的项目团队领导，所有工作所需要的人，所有需要会见的人和所有评估团队需要依靠的人。要建构一个开展恢复工作的扩展性团队，这个会议就是其中的一部分。

　　单独会议：评估人员与评估工作计划和日程中所确定的每一个人进行单独会议。

　　数据分析：下一步就要分析项目工作的数据。分析的内容应该包括：

　　1、项目工作章程和目的

　　2、预算和价格的细节

　　3、项目计划

　　4、项目处理过程

　　5、工作情况的陈述

　　6、与客户和子承包人签订的外部协议

　　7、与内部组织签订的内部协议

　　8、管理层的批准

　　9、风险管理，控制计划和状态

　　10、财政管理，控制计划和状态

　　11、客户和项目经理之间的沟通

　　12、范围管理，控制计划和状态

　　13、变动管理，报告和数据的跟踪

　　14、内部与外部的协调一致

　　15、工作交付和客户接收内容的拷贝

　　开展SWOT分析：在这个阶段之中，你需要对机会，威胁和存在的问题进行确认，分析并排列等级。

　　完成评估工作报告：这个阶段中需要对评估工作的主办者进行信息的更新。根据所给出的建议，主办者需要做出决策，确定是否要终止项目或是开展恢复工作。

　　评估阶段就像是一个短期的项目，它包括一个标准的项目生存周期：理念的确定，开发过程，执行工作和收尾。理念确定的阶段中主要的任务就是评估工作章程，它需要确保工作所涉及的所有人员都致力于相同的目标。开发阶段的主要任务就是评估工作计划，它应该包括一个项目工作计划中所有的基本组件。执行阶段中的主要任务就是评估工作报告，它应该包括评估工作的结果，例如威胁的级别，机会，存在的问题和建议。在进行下一个阶段之前，评估工作的领导需要获得主办者的批准。