什么是导致项目失败的主要原因

我们都经历过不太成功的项目。我在这个系列里讨论了五个最为常见的项目管理的错误。在这里阅读第一部分，“糟糕的计划是项目管理第一大失误”。

范围管理从范围定义开始

定义项目范围可能是定义一个项目过程中最重要的部分。事实上，如果你不确定你在进行的是什么，以及你所进行的项目的边界在哪里，你就根本不可能成功。管理项目范围是项目管理里最重要的一部分。但是，如果你没有很好地定义项目范围，那么管理项目范围几乎就是不可能的了。
定义项目范围的目的是把你的项目的逻辑范围清楚地描述出来，并获得认可。范围陈述被用来定义哪些工作是包括在该项目的边界之内的，而哪些工作又是在该项目范围之外的。你能够把项目范围定义得越清楚，你的项目就会越明确。下面这些类型的信息可能会有帮助。
·范围内和范围以外的可交付使用的类型（商业需求，目前状况评估）
·范围内和范围以外的主要的生命周期流程（分析，设计，测试）
·范围内和范围以外的数据类型（财务，销售，雇员情况等）
·范围内和范围之外的数据源（或者数据库）（帐单，总帐，薪水册等。）
·范围内和范围之外的组织（人力资源，制造商，供应商等）
·范围内和范围以外的主要功能（决策支持，数据输入，管理报告）

有一个可行的范围变化流程

项目经理和项目小组必须意识到范围变化本身并没有什么不对。也就是说在项目进行过程中修改范围并不是什么坏主意。事实上，很多时候，这是一件好事。首先，客户通常都不能确定最终解决方案所需要的所有的需求和功能。其次，就算他们可以，商业是随着时间不断变化的，因此项目的需求也会发生变化。
如果你不能够容纳变化，最终的解决方案就会达不到应有的价值，或者它甚至有可能是无用的。因此，你希望客户具有在需要的时候改变项目的能力。如果项目经理对于项目变化没有准备，问题就产生了。每一个项目都应该有一个流程来有效地管理变化。这个流程应该包括确定变化，评估变化的商业价值，评估对于项目的影响，然后把这些信息提交给项目发起人进行评估。发起人然后可以决定是否同意该变化。如果同意，发起人还应该理解它对于项目的影响，然后为它追加费用，延长项目时间。

范围变化管理的共同问题

当项目小组处理范围变化管理时，通常会遇到下面一些共同的问题：
范围蔓延：很多项目经理能够意识到大的范围改变，但是对于小的改变却没有那么敏感了。现在有一种趋势，就是只不断地进行项目，不断添加额外的工作而并不经过仔细的考虑。范围蔓延指的是当项目接受了太多小的变化之后所出现的情况。当所有这些小的变化结合在一起，项目小组才意识到需要做的额外工作太多，以至于要超出预算，延误工期。
没有发起人的同意：很多时候，项目经理会从最终用户，股票持有人，或者客户经理那里收到变更请求。由于这些人都是客户公司内部的，有趋势认为这些请求都应该被接受。这种想法是错误的。最终用户经常会提出范围修改的请求，但是他们无权批准这样做。甚至一个客户经理也不能够批准范围变更请求。唯一有权这样做的人是发起人（除非发起人把这项权利授权给别的什么人）。很多项目陷入麻烦是因为他们认为他们获得了进行范围修改的批准，但是后来却发现有权决定这种变更的人发起人，并没有同意这样做。
项目小组的责任：由于项目小组成员和客户有很多联系，他们是最经常会遇到范围更改请求的人。因此，整个项目小组必须理解范围变化管理的重要性。他们必须在范围变化发生的时候立即发现它，并且即使把它反馈给项目经理。如果他们自己答应进行一些额外的工作，他们的这种行为就很有可能导致他们不能够按时完成自己的工作，从而危及整个项目的进行。

开始永远不会太迟

如果你发现你的项目开始超出预算并落后于计划进度，试着去找出原因。在很多情况，你将会发现这只是因为你所做的工作比你最初同意得要多得多。定义范围变化管理流程最好的时机是在项目开始之前（作为项目管理程序的一部分）。但是，如果你确实建立没有一个好的流程，任何时候开始都不算太迟。项目管理必须安排一个暂停的时间，然后和客户一起检定并满足范围变更的请求。然后每个人都要学习新的流程。
如果说这种情况有好的一面，就是项目小组和客户可以第一时间看到不控制范围的影响，因为项目已经陷入麻烦中了。这样他们就能够更好地理解范围变化管理的目的，并且更愿意在将来采用更严格的流程。