一、文档的内容与分类

在信息系统建设过程中涉及到的文档类资料多而且杂，资料的格式、内容、载体等都有着很大的区别。为了做好系统的文档管理工作，方便归档和将来使用时的检索，必须对他们进行适当的归类。下面我们针对技术类文档给出几种文档的分类方法。

按照生命周期法的五个阶段来进行划分，各阶段包含的主要文档如下：

表9-2 管理信息系统开发各阶段的文档

阶 段
文 档
相 关 内 容

1.系统规划
①可行性研究报告

②系统开发计划
项目背景
系统目标及总体功能需求和关键信息需求
系统可行性分析
开发进度

2.系统分析
①系统分析报告

　
组织结构及人员配备
组织职能划分及同其它部门关系
业务及相关数据调查表
业务及相关数据原始单据和报表
调查记录和整理结果
业务流程图
数据流程图
数据字典
U/C矩阵图
管理模型及相应的计算关系公式
各种图表的辅助文字说明
目标系统的逻辑功能结构

3.系统设计
①总体设计报告

②详细设计报告
目标系统的硬件配置方案
目标系统的系统软件配置方案
目标系统的业务流程描述
目标系统的数据类描述
目标系统的功能结构
数据库文件的设计
安全保密机制
编码方案
功能模块的输入/输出设计
功能模块的处理流程

4.系统实施
①程序设计说明书

②源程序备份文件

③系统测试报告

④用户使用手册
变量说明
程序处理流程
程序间的调用关系
使用的数据库文件
公共程序等的特殊功能说明
测试环境、数据准备
测试时间、人员安排
测试结果
用户培训计划
系统使用说明
系统试运行阶段的试运行和修改记录

5.系统运行维护与评价
①系统运行日志

②系统修改与维护报告
01.系统运行阶段的运行记录

02.系统运行阶段的维护和修改记录

03.系统的评价或鉴定结果

在表9-2中，根据生命周期法的五个步骤，我们给出了管理信息系统文档的主要内容及分类。这是普遍采用的一种管理信息系统文档归类方法，实际应用也比较广泛。

由于信息系统文档多而杂，除了上述归类方法，我们还可以根据格式或载体对系统文档进行划分。按照这种划分方法分为：原始单据或报表、磁盘文件、磁盘文件打印件、大型图表、重要文件原件、光盘存档等几大类。

原始单据或报表
在管理信息系统的调查分析阶段会获取大量的原始单据和原始报表。这类资料一般都是以纸张为存储介质，大小、格式一般都没有统一的标准，容易散落、破损及丢失，例如入库单、领料单、过秤单、材料台帐、生产日报等。对这类文档资料应编好目录，装订成册。如果需要，可以同时复印并装订一个副本。

磁盘文件
磁盘文件是目前管理信息系统文档最主要的存储方式。由于计算机办公软件的普遍使用，各类报告或说明书一般都是通过使用文字处理、幻灯片制作等软件工具生成的，例如采用软件工具WPS、Word、Excel、Powerpoint等。可行性研究报告、系统分析说明书、系统设计说明书、程序设计说明书等一般都采用这种方式编写和保存。磁介质的文档资料占用空间小、信息量大、易于保管。但是，如果磁盘发生损坏，会引起数据的彻底丢失。因此，需要做好备份工作。

3.磁盘文件打印件

磁盘文件打印件同磁盘文件是同时存在的，这主要是出于交流和使用上的方便。对于这些打印出的文档，应该装订成册，切忌散页存放，以免部分丢失。另外，各种报告和说明书都有一个反复修改的过程，要注意区分修改前的版本和修改后的版本，避免混淆带来使用上的不便，甚至出现错误。

4.大型图表

在管理信息系统文档中，还可能出现一些大型图表。例如，在大型企业管理信息系统建设过程中用到的U/C矩阵图、E-R图等。有时这类图表的大小可以占用一面墙。由于这些图表需要折叠存放，因此在绘制时，一定要选择不易被折断的纸张。在保存时，需要放在档案袋或档案盒里，以免磨损。

5.重要文件原件

管理信息系统的文档主要是技术文档，但也有一些涉及到权利义务关系的重要文件，例如：项目合同或协议书，系统验收或评审报告等。

6.光盘存档

光盘存档是近几年发展起来的文档保存方式。由于光盘的存储量大，体积小，所以光盘存档得到了普遍的欢迎。

二、文档的规范化管理

在上一节中，我们介绍了管理信息系统文档的内容和分类。下面我们来讨论文档规范化管理的方法。由于在管理信息系统文档管理方面尚没有统一的标准，在具体工作中也没有固定的模式。但是，在一个管理信息系统项目的由始至终，必须有一个统一的内部标准，并应该严格执行。管理信息系统文档的规范化管理主要体现在文档书写规范、图表编号规则、文档目录编写标准、文档管理制度等几个方面。

（1）文档书写规范

管理信息系统的文档资料涉及文本、图形、表格等多种类型，无论是哪种类型的文档都应该遵循统一的书写规范，包括：符号的使用、图标的含义、程序中注释行的使用、注明文档书写人及书写日期等。例如，在程序的开始要用统一的格式包含程序名称、程序功能、调用和被调用的程序、程序设计人等；

（2）图表编号规则

在管理信息系统的开发过程中用到很多的图表。对这些图表进行有规则的编号，可以方便图表的查找。图表的编号一般采用分类结构。根据生命周期法的五个阶段，可以给出如图9-2所示的分类编号规则。根据该规则，我们就可以通过图表编号判断：该图表出于系统开发周期的哪一个阶段，属于哪一个文档、文档中的哪一部分内容及第几张图表。对照上一节中对系统文档的分类，我们可以知道图表编号2-1-08-02对应的是系统分析阶段系统分析报告中数据字典第二张表。

（3）文档目录编写标准

为了存档及未来使用的方便，应该编写文档目录。管理信息系统的文档目录中应包含文档编号、文档名称、格式或载体、份数、每份页数或件数、存储地点、存档时间、保管人等。文档编号一般为分类结构、可以采用同图表编号类似的编号规则。文档名称要书写完整规范。格式或载体指的是原始单据或报表、磁盘文件、磁盘文件打印件、大型图表、重要文件原件、光盘存档等。管理信息系统文档目录的编写可以采用表9-3所示的形式。

表9-3 ×××管理信息系统文档目录

文档 编号
文档名称
格式或载体
份数
页数或件数
存储地点
存档日期
保管人

1-1
可行性研究报告
软盘
2
1
507档案柜
2001/2/9
龙东华

1-2
系统开发进度
软盘
2
1
507档案柜
2001/2/9
龙东华

2-1
系统分析说明书
软盘
2
1
507档案柜
2001/2/9
龙东华

2-1-04
业务原始单据和报表
原始单据或报表
1
56
507档案柜
2001/2/9
龙东华

2-1-09
U/C矩阵图
大型图表
1
1
507档案柜
2001/2/9
龙东华

…
…
…
…
…
…
…
…

5-2-03
系统鉴定报告
重要文件原件
1
3
506档案柜
2001/3/9
尹 利

（4）文档管理制度

为了更好地进行管理信息系统文档的管理，应该建立相应的文档管理制度。文档的管理制度需根据组织实体的具体情况而定，主要包括建立文档的相关规范、文档借阅记录的登记制度、文档使用权限控制规则等。建立文档的相关规范是指文档书写规范、图表编号规则和文档目录编写标准等。文档的借阅应该进行详细的记录，并且需要考虑借阅人是否有使用权限。在文档中存在商业秘密或技术秘密的情况下，还应注意保密。