项目实施经验分享:计划先行 

riverstone 发表于 2016-12-22 19:20:25

  项目实施漫谈的这些文章本来计划是一个系列的,用来记录自己三年项目实施的一些经验和总结。结果刚写了两篇就出国留学,被岔开了,以至于一年过去了,都没有时间来回顾项目实施的得失与点点滴滴。这次我们要讨论的是项目实施周期中的第一步,我这里强调是项目已经立项,前期准备完成,已经进入具体的实施流程。

  那么在正式的项目开始实施时总是要计划先行,不管这份计划是粗是细,是精是略,你必须得有,必须的要做,因为计划将作为整个项目实施团队行动目标和指引方向。

  以前我们在项目实施中很多人认为计划没什么用,因为每次花时间写了计划,到后面没有一次能按照计划执行的。

  这说明两个问题:(1)对计划的态度不正确;(2)执行力不够。

  所以我的观点是:

  1、变化常在,计划常有,计划要跟着变化走

  几乎做过项目实施的人都有感触,就是计划很难控制,经常是有变化,比如:客户要在这加个按钮,在那加个功能,有个人员突然离职或被调用??

  这也是很多时候项目成员排斥计划或者说忽略计划的原因,既然做了没用还做他干嘛。

  实际上计划应该是唯一一个要伴随项目从开始实施到结束的完整过程,也就是说你的计划不是做一次写个文档就没事了,而是要跟随这项目实施不断的调整和变更。

  项目中遇到变化拖累项目实施是很正常的事情,所以变化常在,计划呢要常有,计划的作用就是要让我们时不时回头看看有哪里走偏了,哪里有潜在风险,什么地方超期了,为什么超期,在下一步行动中怎么改进。所以计划要有周期性,每个里程碑,每个实施阶段,每周,甚至每天都要反复审视自己的计划,对其变化部分做出调整。让计划跟着变化走,这样你的计划才能用起来,和项目实施过程统一。当然,计划随着变化走不是说一有变化你就要修改计划,有变化的时候是需要项目组进行评估审核的,将确定部分深入到计划上。这是一个过程,能将变化最终反映到计划上,就是说那部分是项目实施过程中要切切实实做的事情,也是必须做的事情。一旦计划变更,就将其贯彻到所以项目组成员手里,严格按照计划实施,因为你的计划是经过验证的,根据项目实施做出调整的,与项目实施吻合的,所以让团队按照这个计划实行肯定没有问题。在后续的实施过程中不断迭代这个过程,那么你的计划就是活的。

  2、计划能帮助项目实施人员盘点重要事项和项目里程碑

  为什么项目实施过程中经常会遇到项目实施偏离,其主要原因就是项目组对项目目标和实施内容不了解,不一致,所以实施过程中会出现偏离。那么计划能有效的帮助项目实施人员盘点重要事项,这也是为什么一定要有计划的原因。在你做计划的时候会对项目资源,人员,任务,风险等问题做一次完整的评估,所以计划越细致你就对项目越了解,对任务和工作越清晰。那么不断更新计划就能不断的控制着项目实施过程中的重要事项和项目里程碑,防止项目偏离目标或者项目超期。

  3、内部计划与外部计划永远都要有差别

  换句话说需要两个计划,当然这个只针对项目经理来说的。为什么要两个计划呢,因为一个是对外的,一个是对内的。项目组内部使用的计划是内部计划,外部计划是针对客户,项目组之外的外部环境。内部计划从时间上来说更接近于项目实施的真实时间,也是最重要的计划。项目实施过程中都是遵循内部计划进行的。外部计划是根据内部计划对时间做出浮动,浮动的时间呢根据项目金额,工作量体现以及风险评估来确定,主要用于面对客户沟通,提交的时间等与内部实施有个时间缓冲带,避免意外情况发生。而且对客户来说这样做更深思熟虑,准备得当,免得总给客户留下不能如期完成和仓促完工的印象。

  4、计划需要拆分和细化

  计划的粒度越细,对工作划分和实施控制越有力,但实际上我的观点是计划粒度要细,但是管理粒度不一定要像计划那么细。毕竟我们做的是软件开发工作,需要激发创造性和创新性,如果管理粒度太细会限制创新性思维和项目组成员的灵活性。但计划粒度做细了,对掌控项目进度和规避风险是非常有好处的。

  工具只是工具,重要的是这种项目管理思想,对计划的管理是一个项目实施人员的第一步,也是掌控项目的关键一步。 以下是我推荐的几款我经常用来做计划的工具:

  1. Microsoft Project:可以画甘特图,项目实施利器,如果对中大型团队可以使用Project Server,搭建服务器,有任务管理和提醒和进度控制;

  2. Microsoft Visio: 也可以画甘特图,但是不方便管理;

  3. Microsoft Excel:操作简单,但不适合时间管理,印象中好像有时间线插件吧,用的少不太确定,适合初级用户;

  4. Google Docs: Google Docs中的spreadsheet除了做数据表还可以用来制定计划,绘制Gannt Chart,可以在项目实施中做进度管理和时间控制~~~~简单实用,但是国内限制使用。

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