2010/1/14 16:28:00
>>房地产项目的集成管理

刚开始接触美国项目管理协会的九大知识体系时,集成管理是我最为陌生的一个领域。因为,最早接触“集成”这个概念是在楼宇自动化项目中,是指根据不同的项目需求,将各种零配件、设备进行合理的组织,使之成为符合项目需要的系统。而在管理中,我在接受项目管理培训之前是没有接触过这个概念的。随着时间的推移,经过在实际工作中不断地领会,慢慢地对集成管理有了自己的认识。下面谈一谈我对集成管理的一些粗浅的认识。

集成管理,后来还有称为综合管理,整体管理等等。但不论名称如何变化,其管理内容基本上没有变化,就是将项目的各个方面整合成一个协调统一的整体。

在谈及这个方面的内容时,我想先谈一谈我对美国项目管理的管理行为方式的一些看法。我个人感觉,美国项目管理协会的管理思想划分了两大部分,一个是针对项目的管理行为的,就是前面我所讲述的项目的启动、规划、执行、监控和收尾,这一部分侧重于讲述,当我们管理一个项目时,我们应当采取哪些行动,这些行动要达到什么样的目的,和这些行动之间的相互关系。另一部分是针对管理一个项目,要管理那几个方面,也就是我从今天开始要谈到的,项目的九大知识体系。除了这两大部分之外,项目管理协会的管理思想还非常强调一个系统性的问题。即不论是项目本身,还是项目管理,作为项目的管理团队,一定要有一个系统的思想,不能让项目和项目管理处于支离破碎的状态。所以,就出现了这里的集成管理,它的作用,就是将各个管理领域的知识,在项目的系统性的要求下,统一成为一个系统的管理成果。而这正是集成管理所应该完成的。

在房地产行业中,集成工作需要在两个层面展开——在项目生命周期的设计层面上和项目管理各个知识领域层面上。

项目生命期的设计在前面已经讲述过了。在这里想要再次强调的是,项目生命周期的设计依赖于以下几个方面:房地产行业的特点、公司自身的特点,项目本身的特点。一个好的项目生命周期的设计,是同时最大限度的复合上述三个方面的特点。举个例子来说,从房地产行业本身的特点来讲,一个房地产项目一般要经过,获取土地、项目策划、产品设计、生产制造、销售、后期服务等几个阶段实现,一般情况下,上述阶段时顺序展开的,但对于特定的项目上述阶段是可能存在交叠进行的情况的,也就是在上一个阶段的工作还未结束时,后一个阶段采用快速跟进的方式提前开始。这一般受项目本身的特点和项目开发实体——开发公司的特点影响。当一个项目先期工作较为完善,例如,土地的整理情况较好,项目先期的各种条件,比较符合开发公司对此项目的未来市场定位,不存在可能的对先期工作的修改;还有,当开发主体——房地产开发公司具有在同类产品上的较为丰富的先期开发经验,则此类项目在生命周期设计时就可以考虑采用较为积极的快速跟进的方式。

另外,不同的房地产公司,其在操作房地产项目时,其内部的工作程序也会有所不同。例如,有的房地产公司在设计阶段严格遵守概念设计、方案设计、初步设计、施工图设计的阶段划分,但有的房地产公司却比较喜欢将方案设计的工作成果做到方案和初步设计之间的某种深度,然后直接进入施工图设计,所以,一个好的项目管理者,在进行类似设计时,一定要关注企业本身的管理行为特点。

从上面可以看出,虽然都是房地产开发项目,但是由于项目的不同,项目的开发主体不同,从而项目的生命周期也会有所不同。这就是说,我们不可能找到一个一成不变的方式,通过一个流程设计,解决产品的生命周期,我们只能在一定程度上,制作一个可供参考的工作模型,制定一个工作标准。然后,由项目管理者,根据项目的自身特点,企业的特殊要求,设计符合具体要求的项目生命周期。但是,因为不可能一成不变,所以,每次的设计成果,都会不同,每个阶段的相互关系也会不同,为了能使后续工作顺利地进行,就要保证各个阶段彼此有机的联系,既保证其脉络分明,又要使其环环相扣,不出现断裂和重叠情况。

生命周期设计还存在一个层次的问题,也就是项目-子项目-阶段。我的工作习惯是将需要外包,存在合同关系的工作当做项目的子项目看待。

子项目的管理和项目阶段管理的区别在于,首先,出现子项目的原因是,房地产开发中的某项工作需要特殊的专业技能和从业资质,而房地产企业本身不具备相应的此类技能和从业资质,为此,房地产企业需要寻求具备相应技术能力和资质的社会资源来完成此项工作。其次,对于子项目的管理,我们更多的是关注子项目的工作成果是不是符合我们的要求,但是与房地产相关的很多专业化工作的工作周期长,需要的人力物力较大,为了避免不要的损失,我们也会对子项目设定一些阶段,进行阶段成果审核,但子项目的阶段设定和房地产公司直接实施的工作的阶段有一些区别,子项目的阶段设定,更多的是在阶段结束时的阶段成果的审核。而房地产公司直接实施的工作不仅仅要进行阶段成果审核,每个阶段的工作安排也需要相关人员进行仔细地安排。例如,房地产项目的设计工作需要具备建筑设计、机电设计等设计能力和设计资质的社会资源来完成,所以,房地产开发项目会有一个设计子项,而为了避免设计成果(设计图纸)出现大的返工,除了按照政府相关的行政许可的审批程序,将设计工作划分为方案设计、初步设计、施工图设计外,很多房地产公司,在方案设计阶段还会增加一些过程审核,但是在实际的设计过程中,房地产公司一般是不会过多参与其中的设计活动的。而取得着政府的相关行政许可的工作,房地产公司是需要自行完成(虽然开发公司也会利用一些社会资源协助完成,但是从法律主体,和具体操作来看,这些工作还是需要房地产公司自行完成的)。而这些工作包含取得规划意见书、修建性详细规划、规划许可证等工作,在实施这些工作时,房地产开发公司的相关工作人员,就不仅仅是进行阶段成果审核了,还要详细安排阶段过程中的各项活动。

针对上述工作的不同,在管理子项目时,作为开发公司,更应该关注的是,识别、确定作为子项目的最终工作成果的工作内容、验收标准、交付时间、中间成果完成时间、中间成果审核标准和方法、子项目与项目其他工作的工作关系,什么样的社会资源能够完成这些工作。而对于房地产公司需要自行实施的工作,则不仅仅是设定各个阶段应提交的成果,还应该详细设定提交这些成果的具体活动,完成这些活动需要调动公司内部的哪些资源,以及这些工作与其他工作和其他子项目的关系等等。

总而言之,房地产公司应当在项目的初始阶段,首先应当识别出完成这个项目需要完成哪些可交付成果,然后要对可交付成果进行描述,确定可交付成果的验收标准和验收程序。在识别出来的可交付成果中,还要识别出哪些是要通过外部采购来完成的,哪些是自行完成的,从而确定项目的子项目组成。在进一步确定,这些子项目和工作成果之间有什么样的逻辑关系。上述工作可以较好地完成生命周期的设计,即项目阶段划分。为保持项目的系统性打好基础。

上述工作仅仅是保证项目开发系统性的一个基础,而要保证项目工作的系统性,协调参与项目开发的各项资源(包括公司内部资源和公司外部资源)协调工作,还应该完成另一项集成工作——整合各个领域的工作计划!

如果说项目生命周期的设计需要注重各个阶段的衔接,从而保证其是一个完整高效的系统,那么,在项目管理领域的整合,就显得要复杂一些了。

美国项目管理协会认为,管理一个项目应当从以下几个方面进行管理:范围,为了完成一个项目,我们需要完成哪些工作,提交哪些成果;时间,也就是完成一个项目我们可能需要多长时间;质量,为了保证项目符合预先的约定,我们的成果和工作应当达到什么样的标准;成本,为了完成项目,我们需要投入多少资金;人力资源,为了完成这个项目,我们需要什么样的人;采购,为了完成项目,我们需要采购哪些项目;沟通,为了保证项目按照预先确定的相关要求进行,我们需要收集哪些信息,发布哪些信息;风险,我们在实施这个项目时,可能会遇到哪些风险,我们有什么应对措施。对于一个项目,只有这几个方面协调一致,才可能使项目顺利地进行。

房地产项目相对于其它行业来讲比较复杂,而当前的房地产项目管理一方面被错误的定位于工程管理,没有从项目的整体进行管理,项目的各个阶段彼此被人为地由部门职能划分所分离,而很少能有人从项目的开发总体进行控制,造成各部分工作不仅不能协调进行,还会出现一些不必要的矛盾和冲突。另一方面,房地产项目管理目前比较多的注重时间、成本、采购管理,而对于其他方面却很少甚至没有进行必要的管理。而即使是上述三个方面,也很少能够统一协调,成本不能按时间进行划分,采购也不能很好的和成本对接,所以,目前的房地产项目管理还有很多需要改进和提高的方面。我们先从规划(计划)阶段的集成管理说起吧。

我们如何知道一个项目团队可以胜任某一个项目的开发工作呢?仅仅凭他以前的业绩吗?我觉得,最终还是通过他针对他即将实施的项目所编制的计划,来判断这个团队是不是能够让我们信任,这个项目经理是不是胜任。因为从他们编制的计划可以看出,这个项目团队对即将管理的项目的认知程度,以往经验的合理使用的情况,对项目特殊性的认识程度。

另外,开发计划也应当在不涉及商业秘密的前提下,让所有参与项目的人员、组织清楚的了解,只有这样才能在组织层面上,保证项目的系统性。

可见,计划是保证项目系统性的具体手段。

针对一个项目的计划,会包项目工作的很多方面,比如工作范围、完成时间、工作成本、人员安排、采购工作等等,对于大型项目,这些计划编制工作很可能由不同的人来完成,即使是小型项目,由项目经理独自完成计划编制工作,如果,不在最后对各项计划进行整体统筹,很可能在这些计划之间就会出现矛盾和不统一。所以,在项目计划完成的最后阶段,一定要对各项计划进行协调,从而将计划集成为一个协调统一的项目计划。

计划的集成工作,最主要的是要检查各类计划在工作结构分解上是否统一,避免由于工作分解结构的不同,而造成各类计划不能协调使用。例如,若时间计划中的施工计划将通风管线分解为各楼层水平管线安装、竖向管线安装和各类设备安装,那么,如果在成本计划中,仅仅按照风管的口径进行分解,这就会造成两个计划的孔径不统一,为后续的计划跟踪制造了麻烦。

除了解决工作分解结构的统一问题,各项计划编制深度的统一也是有必要的。房地产开发项目的复杂性和一次性,致使房地产项目管理也会分层次进行,为了保证工作效率,计划也应当进行层次划分,即不同的管理层,需要不同深度的计划。编织得过于详细的计划,即增加了编制计划的时间,也影响了高层对计划的审核效率。所以,计划的编制深度需要符合审核计划的主体的需求。由于存在编制深度不同的计划,这就要求提交给同一个管理层的各类计划,在编制深度上也应该是统一。

上面谈了在规划过程中的集成管理,在实施过程中,集成管理主要体现在项目团队的所有行动一定要本着从项目的整体出发,避免过分关注某一项工作而忽略的其他工作。这就要求项目团的地领导,要具备协调统一等领导才能,善于处理各种冲突和矛盾。

在集成管理中,尤其应当引起注意的是,在项目的监控过程中的集成管理。首先,一定要做到的是,只实施经过批准的变更!这一点很重要,而以我个人的经验,这也是在房地产开发工作中最容易出问题的地方。往往很多变更没有经过相关人员的审核,就实施了。甚至没有经过审核就实施变更的情况也存在。变更被批准后,信息发布也会出问题,部分相关人员没有得到变更信息。例如,在施工过程中很容易由于设计或其他原因产生设计变更,施工洽商,而这些变更和洽商大部分是与销售无关的,但是,也有会对交房标准造成影响的设计变更和施工洽商。如果,影响销售的相关变更没有征求销售团队的意见,或者退一步讲,批准的变更没有告知销售团队,那么后果可想而知了。为了避免类似的情况出现,制定合理的变更审批流程是必要的。

在项目结束后,集成管理也同样重要,因为,从整体上对项目进行评估——项目后评估,对于一个企业未来的发展也是很重要的。经验,尤其是企业自身的经验对企业来讲是尤为重要的。

综上所述,集成管理就是要保证房地产项目从开始到结束,所有工作都是协调一致的,集成管理做得好,就会最大限度地避免返工、拖延、滞后和不必要的冲突,虽然从管理上来讲会耗费一定的时间、成本和人力资源,但是,一个房地产项目的开发周期少则23年,多则56年甚至更长。投资少则几个亿,多则十几个亿,几十个亿甚至更多,从这个角度来看,避免由于不协调造成的损失,多在这方面下些功夫还是值得的。

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