5.9 企业项目管理信息系统的实施步骤

1. 总体规划
要建立好项目管理信息系统，并能够与企业的管理改进很好的结合起来，能够与企业中其他的管理信息系统很好的配合，使系统建设能够有条不紊的进行，就首先要做好总体规划。
在总体规划中，首先要对具体企业特征进行分析，明确其使命、任务、市场定位，分析清楚其项目路线图，确定当前的管理水平现状，分析企业发展规划的目标与当前现状之间的差距，确定管理改进的路线图。
根据企业项目管理改进的路线图，分析企业项目管理信息系统所需的配合功能，这些功能可以分成三种情况：企业管理水平已经支持的、企业管理下一步将要改进的（一般是指一年以内）、未来要改进的（一年以后）。
同时分析企业内的信息结构，包括现状和将来改进之后的，识别其中与项目管理相关的部分，了解相关的各类信息系统的技术架构，确定项目管理信息系统在企业整体信息系统中的定位和与其它系统之间的关系。
根据企业信息结构的分析结果、三种情况下的管理功能分类的要求和企业信息系统的总体技术架构，确定对项目管理信息系统的需求。在需求中应同时包括管理和技术两方面的考虑，要同时包括近期和远期的计划。
2. 分期明确项目目标、范围
根据规划的结果，确定项目管理信息系统建设的分期工作内容，主要是技术基础设施建设和管理功能两方面。一般情况下，在第一期工作中一般都会包括项目管理信息系统的技术基础架构的建立，在企业中建立起相应的系统平台环境，为以后的不断改进奠定基础，第一期中还会包括功能分类中的前两类，首先满足现有的管理需求，这样才能保证同时满足近期发展的需要。
3. 明确组织和内部沟通
项目管理信息系统的建设，最终目地是为企业项目管理改进服务的，所以管理的改进其实是真正的核心问题，而管理的改进往往又是最困难的。因此，在项目管理信息系统建设将是一个长期的过程，这就需要在企业中明确一个组织来负责项目管理信息系统的建设，该组织应对企业长期的管理改进负责。在项目管理信息系统建设的整个过程中，都需要注意与企业各个层面保持沟通，从观念上灌输、从方法上引导、从制度上要求、从操作上指导，目地是使管理改进的工作在企业中深入人心，这是管理改进成败的关键，也直接影响到项目管理信息系统最终使用的效果。
4. 数据准备
项目管理信息系统的建立，必然需要企业管理基础环境的一些管理数据，这些数据在企业中可能还没有，也可能分散在不同的地方，数据的定义和表示形式还可能不一致。因此，在企业项目管理信息系统的建设中，需要及早开始整理企业中的有关管理数据，例如组织结构定义、企业资源库、企业成本指标、管理者不同职权反映出的系统权限等，这些数据需要及早开始清理，尚不具备的就要及时补充定义。往往在对这些已有数据的清理过程中，就能发现一些管理方面的问题，在对有问题的数据进行调整的过程，就已经是管理改进的开始了。
5. 技术实施
项目管理信息系统的表现形式是一个具体的IT系统，因此必然需要一定的技术实施工作，包括运行环境的建立、管理功能的开发等技术工作，这就需要在企业中有相应的方法提供技术资源，初期一般都会使用外部的服务来解决主要技术问题，以后企业应该逐步培养自己的骨干技术人员，能够处理日常工作中遇到的技术问题。
6. 实施人员对项目管理的理解
项目管理信息系统属于一种管理信息系统，是配合管理的一种工具，与实际的管理工作密切相关，因此在实施过程中，实施人员就必须具备一定的项目管理基本知识，能够正确理解企业对项目管理方面的要求，能够使系统中的功能与企业的管理内容对应起来，并能够根据系统功能的特点主动为企业的管理改进提出建议。通过项目管理系统实施的实践活动，在这一方面大家都有着深刻的体会，企业管理人员对项目管理系统工具的理解，和技术实施人员对项目管理理论方法的理解，都是项目成功实施所必不可少的因素。一些项目管理工具厂家，甚至建议系统实施人员都应具有PMP的资格。
7. 用户培训
在任何的管理信息系统的实施过程中，培训都是一项非常重要的工作内容。项目管理信息系统也是一样。信息系统本身的建立过程中主要是技术工作，相对来说还是比较容易的，更难的是应用到企业日常的管理工作当中，让企业中所有相关人员都理解其管理思想、熟悉其处理规则、掌握其操作方法，这是对工作习惯的一种改变，是管理信息系统实施中难度最大的部分。特别是当管理信息系统中的部分功能所对应的管理内容，是企业以前所不具备的、甚至是抵触的，属于管理改进的部分，那么其实施的难度则会更大，管理改进本身就是一项艰巨的工作。
在所有这些困难中，最关键的就是让大家理解这种改进的目地和能够带来的益处，从思想上接受这种新的管理方式，但是管理的加强对于企业中基层人员来说，往往直接的感受是受到了更多的约束，需要考虑更多的因素，还可能会增加工作量，从而产生抵触情绪。因此，企业在实施新的管理信息系统的过程中，不仅要从企业高层来明确其必要性，还要充分考虑到实施和以后长期使用过程中的各种角色用户的期望，尽量全面考虑各方的需求。
培训就是一种思想灌输、沟通的主要方式。在系统实施的整个过程中，需要对不同的对象进行多次的培训，培训的内容往往需要根据企业当前的实际情况进行特别设计。下面是某企业项目管理信息系统实施中的培训清单：

从上表中可以看出，整个培训过程经历了由浅入深、由粗到细的过程，面向的对象也是从中、高层到基层的过程，特别是在前期的介绍性培训和背景知识的培训，通常称为导入阶段，是后期实施的重要保障。
8. 管理制度的配套改进
企业项目管理信息系统，是企业项目管理体系的一个组成部分，是执行企业项目管理制度的具体工具。因此，项目管理信息系统的实施，除了运用IT手段建立起可运行的系统外，更重要的是建立相应的管理制度和流程，使制度、流程与支持的工具能够很好的结合在一起发挥作用。
许多企业在建立项目管理信息系统之前，就已经有了一些项目管理的制度和流程，有的甚至已经比较完善，其中的各种管理工具主要是书面的表格、文档模版，流程的设计也是基于人工串行处理的基础。但是由于信息系统的建立改变了企业中的信息结构，对工作流程和具体的操作方式都产生了很大的影响，对管理的内容也会产生新的要求。这种情况下，必定会要求对原有的管理制度和流程进行调整，以便能够利用好新的工具手段，使工具的特点与管理过程的要求相适应，真正提高管理的水平。这一问题是所有企业在引入新的信息系统时都要面临的问题，这一问题直接决定了新的信息系统能否真正在企业管理中起到积极的促进作用。
9. 跟踪支持和技术保障
建立项目管理信息系统的工作周期一般不会很长，但是建立后的使用将是长期的。在以后的使用过程中，可能会有新增加的功能，人员流动造成新员工不会使用，已经参加过培训的人员也可能会需要进一步的学习。因此，在完成项目管理信息系统建立的工作之后，企业中必须建立能够提供长期支持的机制，收集新的需求，跟踪使用情况，为新、老用户提供技术支持，保证系统作为企业管理的工具能够得到有效的使用，使它真正成为企业项目管理体系中的一个有机部分。
同时，必须对系统的运行管理给与足够的关注，这直接关系到系统的可用性，必须保证系统能够可靠运行，能够随时被使用，系统中存储的数据必须得到安全保证，做好数据备份、恢复的管理工作。企业中任何一个成为日常工作所必需的管理信息系统，都是必须得到保证的。关于系统运行管理，也有非常专业的规范和方法，如果需要的话，企业可以建立更为庞大的运行管理体系，纳入企业统一的生产运行管理。