1.5         项目管理知识体系中的五大过程

1.5.1              过程简述

在项目管理中，主要包括了项目的启动、计划、执行、控制和收尾这五个过程。

l         启动过程：授权批准项目。这个过程的最重要的产出成果，就是项目章程（Project Charter）。

l         计划过程：详细定义和优化项目目标，并从多种方案中选择实现目标的最佳方式。项目计划就是在这个过程中完成的。

l         执行过程：协调各种资源按项目计划实施。项目中主要的工作量就是花费在执行过程中。

l         控制过程：定期监控与量度进展情况以识别与计划的偏差，以便采取必要的纠正措施，确保项目目标的实现。这是项目管理最重要的部分。

l         收尾过程：正式的接受项目和阶段的成果，使其有序的结束。

1.5.2              五大过程的关系

五大过程之间有着相互的联系，他们的关系如下图所示：

 

 

在上图中：

1，  首先是启动过程，启动过程结束后进入计划过程；

2，  计划过程结束后进入执行过程；

3，  在执行过程的同时是控制过程，所以控制过程和执行过程之间是双向的箭头，是相互影响的。

4，  从控制过程出发，可以同时去向执行过程、计划过程和收尾过程。在项目执行过程中，项目管理者要对项目的执行情况进行监控，发现偏差后需要根据具体情况采取不同的措施：

（1）       如果偏差可以在执行过程中得到纠正，不涉及其它的因素，那么从控制过程就可以直接转向执行过程。

（2）       如果偏差导致需要对项目计划进行变更，例如项目范围要发生变化，或者项目工期显著延长将超过规定的完成时间，或者需要追加项目预算等，这种情况下一定要首先返回计划过程，调整项目计划后再重新进入执行过程，按照变更后的计划执行，以保证项目的执行过程是可跟踪的，这种情况下绝对不能从控制过程直接返回执行过程，不作计划变更而随意采取行动，否则项目执行中的实际进展情况将与原来的计划脱节，最终变得没有计划可依，使整个项目失控。

（3）       确信项目任务执行完成，从控制过程可以进入收尾过程。

5，  项目完成时，必须通过控制过程的确认，才能进入收尾过程，不能由执行过程直接进入收尾过程。在实际当中，项目是否完成必须经过检验和确认，不能由项目的执行者自己来决定项目是否结束。

1.5.3              项目过程的重叠性

项目的五个过程虽然有一定的顺序关系，但并不是绝对的串行顺序，而是在相当大的程度上有重叠，如下图所示：

 

 

最先开始的是项目的启动过程，然后开始的是计划过程，计划过程一直延续到接近收尾过程，这是由于在项目当中需要根据项目的实际情况不断对项目计划作出修正，甚至是计划变更。控制过程在计划过程开始后很快就开始了，一直延续到项目完全结束，保证项目目标的最终实现。项目的执行过程是完成项目任务的主要部分，通常工作量最大。项目收尾过程是在项目执行过程后期、主要工作量完成之后，就开始为项目的收尾做准备，而并非等到全部项目任务都结束后才开始做收尾工作。

从图中我们还可以看出，项目中工作量最大的是执行过程，成本也是最高的，所以更要加强在前期启动过程和计划过程的工作，以相对较低的代价及早发现和解决问题，降低项目风险。

1.5.4              项目过程与项目阶段的关系

项目的过程（Process）与项目的阶段（Phase）是不同的概念，由于中文当中没有与之对应的严格定义的术语规范，所以在从英文到中文的翻译过程当中，就把这两个词混淆了，在实践当中更容易被混为一谈。过程是能带来某种结果的一系列行动的组合，如果在企业中定义了工作过程，该过程就对应着解决某一类具体问题的固定方法，可以在任何需要的时候来采用。过程之间没有必然的时间顺序关系。阶段则是从时间顺序出发的，各个阶段之间是完全串行的顺序关系。每个阶段都有具体的阶段目标，都可以运用这五个项目过程，如下图所示。因此，这五大过程可以针对任何具体的目标，并非只能针对最终的项目目标，所以项目也并非要划分成对应的五个阶段。

 

 

在很多实际项目中，都可能会将项目划分成若干阶段，每个阶段都有具体的阶段目标。在各个阶段当中，这五个过程都需要存在，每个阶段都需要有启动的过程，都需要作出阶段计划，每个阶段都需要阶段收尾的工作。比较容易出现的错误，就是在整个项目启动初期比较重视项目计划，制定出项目的整体计划，但对于以后的阶段计划重视不足，忽视了各个阶段都需要存在计划过程这一事实。结果，项目管理虎头蛇尾，随着项目阶段的交替，项目管理的要求被逐渐淡忘。