康柏（Compaq）使用Teamplay案例介绍

公司简介：

康柏（Compaq）计算机公司，总部设在德克萨斯休斯顿，每年销售量可达33.6亿美元。康柏（Compaq）是全球第三大计算机公司，进行硬件 、软件、解决方案的设计、开发、生产与销售，而其服务对象已逾200多个国家。康柏（Compaq）的全球的项目管理办公室（PMO）始创于1999年，目的就是帮助企业更好地进行企业范围内所有项目的管理与控制，并且负责开发与建立企业的项目经验库/模板库及流程，从而全面地提高企业内项目的实施效率。目前，企业的PMO 由分布在全球的24个PMO分支组成，负责企业的1100多个正在进行的项目, 整个组织机构中包含有1400位项目经理及3000位小组成员。

项目背景:

康柏（Compaq）公司每年有将近2500个项目、160000道作业、7500-1000个资源，参与项目管理与控制用户多达3000个。

PMO的主要业务：

• 管理整个企业范围内的所有的项目
• 控制预算费用
• 提高项目成功概率
• 提高项目标准化管理水准

选择流程：

由康柏（Compaq）公司各地项目管理办公室的（PMO）经理组成的团队来进行企业项目管理解决方案的产品选择：

1. 确定选择准则
2. 研究与调查合格的供应商
3. 产品演示
4. 试用

其中，具体的选择软件准则：

• 支持多用户，多项目，多地点管理
• 集成性及可定义化
• 基于角色管理需求设计，使用、操作简单便捷
• 能灵活应用于多个项目计划、WHAT-IF方案实时分析
• 能方便地与第三方系统集成（如：SAP， Peoplesoft 及Microsoft等）

在选择项目管理产品时，康柏（Compaq）公司特别强调的是产品的可定义化，以满足5000个用户同时在100个地点来同时进行3000个项目的管理与控制,而康柏（Compaq）公司在试用了所有的可选产品后，最后Primavera TeamPlay 以其灵活的可定义化、多用户特性而被选中。

产品的实施:

• 将当前其他系统中的项目数据转换为TeamPlay数据格式
• 制作详情的实施时间计划表
• Primavera TeamPlay实施的时间计划表
• 1999.04－开始4家产品的试用
• 1999.10－开始TeamPlay 试用
• 1999.11－完成试用及评估
• 1999.12 - 2000.02－完善模板库，计划实施完成配置系统
• 2000.03－开始推广使用与培训
• 2000.11－完成推广使用的整理
• 2002.01－完成与财务及人力资源系统的集成

带来的收益:

康柏（Compaq）汇报了PMO及整个公司在使用了Primavera TeamPlay 后的实际收益及战略性收益，来自康柏公司最高管理层的报告显示：Primavera TeamPlay 帮助PMO 实现了将起决定性作业的理论转化为可具体操作的实施目标，"项目计划现在能准确地反映了我们所完成的工作，而这在以前不可能实现的"。

PMO收益：

• 项目实施标准化

康柏（Compaq）曾经面临过如何控制其整个企业范围内项目管理的挑战，当许多单个的项目被正确地管理时，其中有一些项目却没有被正式地计划过，这些项目的计划大多是使用任务清单的形式来进行管理，项目计划也不是存放在一个统一的中央数据库中，项目的实际情况经常是不详或无法及时提供。

由于项目未使用统一的方法论来进行管理，从而阻碍了对项目进行对比分析与及进展的评估。执行管理层人员或经理在查询项目的实际费用时，经常会发现这些费用不能根据确定的量或时间来进行评估。在使用Primavera Teamplay后，增加了项目是否满足目标日期、预算及目标要求的百分比等重要参数。

• ROI（投资回报）改进

Don Kingsberry 汇报了使用TeamPlay 获得的主要收益已远远超出了康柏（Compaq）的预期。康柏（Compaq）没有公开其ROI 数字，但是数据显示, 在使用的第一年内， Primavera TeamPlay就超越了康柏（Compaq）商业案例中为其软件计划的ROI。 PMO 的业绩也取得了重要的进展。

• 报表标准化

在未使用Primavera Teamplay之前，PMO使用了一个桌面式工具，但并不能提供大量的、全球性的不同层次的项目的信息。收集项目状况信息的工作需要各项目团队来手工进行多次更新、汇总来完成，准备这些信息不仅需要花费大量的时间，而其结果也无法满足康柏（Compaq）公司快速节奏的管理要求。

原本PMO实施着执行管理层项目记分卡，即一个CIO 项目仪表盘，通过手工输入数据表来实现。而现在这个周执行报告可以直接由Primavera Teamplay生成，并且在世界各地都能很容易地查看到网页形式的报表。

• 减低资源成本及提高使用率

管理者们都希望能清楚了解到所有资源的利用情况。Primavera TeamPlay通过提供一个集中查看资源来调配情况功能实现了这一点，帮助了全球PMO在资源使用及减低总体工资成本方面作出更好的决定。

• 改进项目管理及降低风险

像其它复杂技术环境一样，各PMO都倾向于优先处理技术问题而把项目管理放在后面处理。据Don Kingsberry (Director of the GBS Worldwide Program Management Office.PMO)说, 使用了Primavera TeamPlay，康柏（Compaq）的PMO就把这种行业的趋势转变为：

1. 在流程中事先处理项目的问题
2. 更快地暴露潜在的问题
3. 保持关注促进项目作业的商业要求

• 知识库管理、知识重复性使用及合理化部署

由于没有一个标准化的项目管理方法， 康柏（Compaq）曾经把自己放在一个不必要高风险的位置，那就是每当一位有价值的员工被提升，转换工作或是离开时，公司就要流失一份去已积累许久的专门技术及知识。

通过Primavera TeamPlay Methodology Manager，初级项目管理者现在就能够在康柏（Compaq）最好的、最高级的项目管理者积累的经验基础上制定计划，减少了项目计划阶段的时间，并增加了项目员工部署的速度。

• 减少了培训费用

在过去，由于项目经验知识库的非标准化，康柏（Compaq）无法有效地培训其员工。在转换使用了TeamPlay 及将网上培训作为其单一的标准后，康柏（Compaq）能够减少课堂培训及其参加者的费用（如出差及工作中断等）。

企业获益

• Portfolios 管理

在使用Primavera TeamPlay前，康柏（Compaq）没有通用的执行层状况报告，现在无论他们处于康柏（Compaq）机构的任何层次，Primavera Teamplay都能够帮助管理者合并不同项目的信息，而且可以根据要求对各个层次的细节进行分析与查看。

• 促进了决策的确定及灵活性

在使用Primavera Teamplay前，IT管理需要根据那些不能随时可用的或不是最新的信息来作出有关项目的决定。根据Kingsberry所说，因为收集信息需要时间的， PMO 过去只能提供他们现所能提供的大约10％的信息，使用了Primavera Teamplay后，全球的PMO办公室已经能够为管理高层提供许多需要的信息。Primavera Teamplay能使一个负责欧洲业务副总裁及一个负责全球业业务的副总裁共同查看到总体计划及组成的各个项目计划，各人都可详细地看见自己所最关注的工作事项。

• 促进协调

Primavera TeamPlay 有一个非常有效的工具，可以便捷地对项目进行分类，当有需求时，能快速地更换员工。Jonathan Winfiele, 一个全球业务部系统PMO机构的项目经理及领导者汇报中说，他的部门可以将200个管理程序削减至65个。此外，Winfiele 赞誉Primavera Teamplay促进他们部门的成功成长，由于组织性的变化，似乎一夜之间雇员从约300个增加到超过900名。

• 联合使用

Jonathan Winfiele说，原先要让每个人都使用同样的管理方法及工具是不可能的，而现在， 所有的康柏（Compaq）IT项目经理都明白为了让他们的工作能在高级管理层所使用的唯一仪表盘（Dashboard）上显示，他们必须使用Primavera TeamPlay，Winfiele提到"通过使用了Primavera TeamPlay， 康柏（Compaq）"在管理新项目中创造了一个截然不同的气氛"。

• 提升竞争力

康柏（Compaq）公司在过去多年中不断地向市场推出新产品及服务，并建立了自己的品牌。通过使用Primavera Teamplay，可以加强整个企业范围内项目的可视化管理，Corporate IT已经能够选择性地侧重那些能帮助康柏（Compaq）实现技术、程序及组织革新的项目。