案例聚焦

　　一个有两年软件开发项目管理经验的刘某，曾经负责某商场的CRM系统的软件研发工作，项目本身规模相对较小，但当时项目的主要困难是工期要求紧张。刘某根据经验，认为只要让每个人清楚自己的工作，各负其责，迅速投入研发，尽快完成编码，到时候把所有模块组装起来就应该没什么问题，没必要浪费人力、精力、时间在编写项目计划上。于是，大家简单沟通后便启动项目。

　　在整个软件研发过程中，大家一直都很忙碌，编码工作在一天天进行，表面上看起来也没有任何异常。通过大家的共同努力，在项目的收尾阶段，编码工作基本完成。于是，项目经理组织进行实施前的准备工作。这时候，项目启动初期没意识到的问题、没有足够重视的问题都不约而同地爆发了，如系统联调卡壳、Bug层出不穷，在测试时需要同时纠错，而事先没有预留这步工作的时间;安装打包工作没有进行，文档没有编制，这需要调整人员应急处理，而当时没有计划这部分工作。结果，所有人乱作一团，如果按照原工期要求，即使全员通宵达旦赶进度，也已经无法按时完成，无奈之下只能延迟进场。

　　事后，刘某反思得出结论，如果能在项目初期制定开发计划，界定工作范围，分解所有任务，就不会出现任务遗漏的现象;如果能在计划中制定项目阶段目标，按阶段控制项目偏差，及时纠正，就不会出现没有时间修改大量程序Bug的问题，也不会到最后一刻，才暴露出隐藏的各种各样的问题，从而产生延误工期的现象等。

　　经过调整，综合分析后续剩余工作，刘某制定了详尽的工作计划，并且严格按照计划实施执行，终于保证项目在许可的时限内完成任务。

　　从此案例可以看出：一个清晰可行的项目计划，对项目的顺利执行，影响重大。

　　项目计划做什么?

　　项目计划内容可以用3W+2H来简单描述，所谓3W+2H，就是What、Who、When、How to do、How Much Money，也就是项目准备做什么?由谁来做?什么时候做?怎么去做?花费多少?

　　在软件开发项目管理过程中，做计划的具体思路是：首先要确定项目工作范围，其次要清楚定义工作责任划分，接下来是定义项目活动，最后对项目活动进行排序和历时估计。

　　当制订项目计划文档时，以上四部分内容应该被清楚地描述。

　　分解工作

　　确定项目工作范围是为了有效完成项目目标。一般常用工作分解结构(WBS)的方法来实现，确保找出完成项目工作范围的所有工作要素，同时描述可交付成果和其组成要素的具体内容。

　　有了明确的工作范围，在项目执行中，如果某个工作不包括在工作分解结构中，则该工作就会被排除在项目执行范围之外。

　　当然，任何项目不是只有惟一一个正确的工作分解结构。工作分解结构一般用图表形式表达，当前常用的有两种：分级的树型结构和缩进图表。缩进图表类似于分级的图书目录，它能反映出项目的所有工作要素，相对树型结构直观性较差，但应用比较多，因为有些项目分解后，内容分类很多、容量很大，使用缩进图表示比较方便。

　　分级的树型结构类似于组织结构图，表达起来层次清晰，非常直观，结构性较强。

　　总之，两种表达方式各有千秋，可以根据实际情况选择使用。如图所示，是一个分级的树型结构的简单示例。

　　划分职责

　　接下来，需要划分工作责任，通常利用责任矩阵，来确定项目工作的各个责任接口，强调每一项工作具体由谁负责，并明确每一个人、组织、组织单元在整个项目中的地位和作用。

　　在实际工作中，只有明确了某个工作目标由具体的某个人负责，才能确保项目的顺利推进。

　　比如，在软件开发项目中，首先要进行需求分析，在需求分析阶段，就要确定某些个人或组织负责这个阶段的工作，某些个人或组织参与、辅助这项工作等;后续的概要设计、详细设计、软件开发等阶段，同样要照此处理，这样才能保证每个环节不出问题，或尽早发现问题，因为下游责任人会不断关注上游环节的输出物，这也是工作责任划分的优点所在。

　　定义项目活动

　　项目活动是为了达到项目阶段目标而进行的一系列工作单元，每一个工作单元是需要消耗一定时间和资源的明确的工作。项目活动的定义体现了计划的详细程度。

　　比如说，在软件编码阶段，阶段目标是完成全部编码工作，结果是软件源代码以及技术白皮书等，那么，该阶段包括基础类库设计编码、公共控件提炼、软件框架搭建、A模块编码、B模块编码等项目活动。

　　应该尽可能全面、清晰、详细地定义出所有项目活动，以保证有目的地掌控每项工作内容的状态。

　　排序和历时估计

　　最后需要进行项目活动的排序和历时估计。首先，要确定各活动间的关系，特别是各活动的先后依赖关系，最好同时完成活动历时和资源使用的确认，因为一项活动的历时与其先后活动和其它相关联活动有着紧密联系。

　　例如，当需求不明确时，肯定无法进行软件概要设计，否则设计出来的东西肯定不能满足用户需求。

　　这部分内容通常是由Gantt图(甘特图)来描述，也可以使用项目管理工具，比如微软的Project Professional。

　　甘特图(Gantt chart)是在20世纪初由亨利.甘特开发的。它基本上是一种线条图，横轴表示时间，纵轴表示要安排的活动，线条表示在整个期间上计划的和实际的活动完成情况。甘特图直观地表明任务计划在什么时候进行，以及实际进展与计划要求的对比。