关于项目时间管理的思考
按影随行 发表于 - 2017-6-9 15:08:35

  关于项目管理中的时间管理的讨论一般会让人联想到如下的一些处方:消除电话干扰、拒绝不速之客、不开无效会议、有效计划、合理安排工作、避免经常性的救火、有效授权、克服想干的事太多所有这些都是关于如何提高时间使用效率的,都是关于时间管理的技巧。但是,时间管理是关于效率的管理吗?

  谁在花时间做管理?

  管理学教科书告诉我们,管理者的工作就是围绕“计划、组织、激励和控制”这些基本职能展开的,就是“精心规划企业的未来,认真思考企业重大行动、建立合理的机制、确保科学的分工和协作、激励每一位员工、建立好的控制系统保证执行”。

  可实际上你会发现他们大量的工作是花在会见客户、参与谈判、和公司外部的人开会、出席某些政府的仪式和典礼、接待各种拜访者和参观者。此时的管理者更像一位销售经理、客户代表或者代言人,他们的工作更像是在做销售、公关、客服而不是在管理。

  现在摆在我们面前的问题是:如果管理者每天都忙于这些非管理事务,而我们所说的这些“基本职能”,则根本就没有被列入管理者的时间表,那么管理教科书告诉我们的管理职能由谁来负责?此时的管理者还是管理者吗?管理的价值又是如何被实现的呢?

  谁在花时间思考?

  在我们的感觉里,高层管理者是深思熟虑的,也是专业的有条理的。他们掌握了大量的信息,他们是(也应该是)用大量时间来思考的规划者,因为我们的每次行动都依赖于他们的决策。但实际上,如果你认真观察他们(如果你自己不幸也是一个高层管理者,那么你更应该好好的看看自己),你会发现他们有太多的可以做和必须做的事情,他们马不停蹄地应对工作中的压力,经常的被推门进来的下属打搅,被迫回答一些似乎必须回答的问题。

  更糟糕的是这一切似乎都无法避免,也无法摆脱,甚至不能授权给别人做。他们好像是很随意的一群人,只是对各种刺激做出反应,宁愿立刻采取行动而不愿耽搁时间。他们像极了一列靠压力驱动的出租车,有人招手就停下,再按客人要求送达指定地点,然后又被另外一个人叫停。

  认真看他们的时间表,你会发现他们是利用时间最充分、效率最高的人。是的,也许你找不到他们的任何空闲时间,更不用说思考时间了。现在的问题是:如果他们不思考,那谁来思考?难道企业就不需要深思熟虑的人?难道我们所谓的“百年大计”就是靠“下意识”做出来的吗?

  是谁在管理公司的时间?

  也许我们都明白时间的重要性,我们都承认时间的稀缺性。但是,作为最重要的无形资产的时间却没有人在管理,没有人对这个最重要的资产的使用价值负责。因为种种原因或者以各种理由,我们的时间都被许多沙子般细小的事务占满。而作为最稀缺的产生所有成效的时间资源,从来都没有被列入我们的资产列表,也从来没有设立“CTO(首席时间官)”这样的角色来对其进行管理。

  如果是这样,那么我们是不是从来都只是在嘴上认同时间的稀缺性,却从来没有真正从实践上把时间当作我们最重要的资产来管理?

  时间管理的真正挑战是什么?

  种种事实都在启发我们思考:时间管理、组织模式、员工行为之间的矛盾和冲突,一方面,为了合理大家的时间安排,不要互相浪费,从上到下必须规范时间管理的一般原则。另一方面,过多的时间规范又会导致组织的僵化。

  种种迹象都好像在说明:时间管理几乎是不可为的管理,是大家都认同但在实际工作中都无法做到的管理,好像作为时间管理的所有知识,最后只能在真空状态下才能发挥真正的成效。如何打破时间和空间的约束,一方面让知识工作者能够很好地安排他自己的时间,另一方面又能够打破时间和空间的约束,让知识工作者能够很好地利用别人的时间而又不浪费别人的时间呢?

  通过行政体系“安排他人的时间”来解决,还是通过目标体系行之有效安排时间?

  对于前者,糟糕的是,组织通过正式的组织形式——分工、协作、职权——把浪费别人的时间合理化了。我们会发现,大多数人都属于“谋财害命”的那类人,不说决策错误导致的无用行动所浪费的时间,就是日常无效会议、不合理加班、随意召唤、临时性的想法,不同的人需要通过不同的方式和另外部门的人沟通协调,不同层级的主管需要通过不同的会议对不同的人下单指令,所有这些的沟通、协调以及会议都需要占用时间,都可能打破其他人的时间安排。

  而且,越是高层越容易成为浪费别人时间的人,越容易剥夺别人的自由,越容易改变已有的选择和安排。更致命的是我们还都认为这是合理的,如果是这样,那么是不是组织越正式,时间资产的利用率就越低?

  对于后者,大多数人都在思考目标是什么,很多人都认为目标是很简单的,因为目标就是利润?是这样吗?不是的,对成果的界定本来就很复杂,不是用简单的一个财务指标就能够解析的清楚,正是因为目标的模糊,我们的工作就变得非常的模糊,我们的时间安排也就变得很随意。

  如果无法界定知识工作者的目标,那么我们就无法定义他行为的合理性,也就很难在事前评价他们的时间安排是否合理,只能靠最后的成效来评价、修改和反思。如果是这样,我们所说的时间管理是不是就只能是一种事后的“反思”?所有“反思”的成效也只能体现在未来所谓更合理的时间安排?

  其实,问题的关键点在于保持简单有效,时间管理开始于自我管理。管理毕竟是一门实践的艺术,对于所有的学习者而言,从“当下开始”、“去做”才是最好的学习。

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