每个项目都是从启动阶段开始，逐步进行项目的建设，所以这一阶段的工作可以说是为项目的建设打基础的阶段。根据《项目管理知识体系指南》中介绍，一般认为项目建设过程可以分为五个阶段，现我们把这五个阶段中的项目准备阶段和计划阶段作为一个部分进行分析。在这个阶段中，项目完成的主要工作如下：

　　(1)成立数字克拉玛依单项项目组;(2)项目启动会议;(3)系统需求分析;(4)现场劫察;(5)设备到货准备;(6)开发、侧试环境准备;(7)整体计划编制;(8)进度计划编制。

　　完成了这个阶段的主要工作任务之后，项目建设方向需向项目业主提供各种工作完成情况的总结性材料，其文档资料包括：

　　(l)建设方项目组人员联系名单;(2)客户方项目组人员名单;(3)项目协调会纪要：(4)系统需求分析;(5)总体设计方案;(6)总体拓扑结构图：(7)网络拓扑结构图;(8)各节点机位图;(9)各节点机柜连接图;(10)安装环境要求;(11)系统资源规划方案;(13)软件安装配置手册;(14)系统测试报告;(15)终端测试报告。

　　本阶段，由双方项目主要负责人之间的沟通作为主要沟通渠道，通过书面沟通、言语沟通、非言语沟通、结构化内容的沟通等方式，采取见面会、技术研讨会、项目需求方案、进度计划等等形式，对项目启动阶段的各项主要工作进行了商讨。沟通结果以会议、书面情况报告、电子邮件、传真、电话或其混合形式来进行确认。期间，召开双方高层领导会议2次，正式技术、方案研讨会3次，非正式的需求调研会10余次，现场调研3次。通过建设方与客户方、供货方以及自身内部的反复沟通交涉，最终形成了前段所述的15种项目文档资料，为规范和指导好下一步项目建设工作的开展打下了基础。

　　项目启动阶段存在的沟通问题

　　通过对项目启动阶段工作的回顾，我们发现在该阶段用户方与建设方的沟通中，有部分环节是没有给予足够的重视，没有进行更进一步的沟通论证的。主要问题包括以下几个方面：

　　(1)双方高层沟通内容过于简单，没有对项目的预期目标、大致功能、项目技术投入和开发计划进行总体约定，以致在项目实施过程中，双方均有对项目人、财、物投入不足的情况。

　　(2)没有制定独立的沟通计划等关键性项目计划，导致在项目建设阶段未能对项目需求、项目进度、项目质量控制等工作进行有效的项目管理，项目实施过程显得随意性较大，对项目工程质量及进度造成了影响。

　　(3)在系统需求分析方面。项目建设方采取的沟通方式是相关系统需求均由用户方项目负责人以书面方式收集用户方各个部门的需求，然后整理提交建设方。经建设方重新整理完毕后，再以书面方式交由用户方项目负责人予以确认。在项目实施过程中，逐步发现原定的系统需求有些过于简单、部分需求与原设计初衷有所偏差、系统功能模块设置不合理、关键需求功能缺陷等问题。

　　(4)建设方项目组成人员方面。仅根据建设方提供的人员名单对项目组成人员的基本情况及其职称及工作经历进行一般性了解，没有深入了解具体人员，特别是项目主要技术人员的技术背景及组成人员之间的合作经历，也没有提出这方面人力资源配置方面的意见，导致项目在实施过程中，由于项目技术人员技术经验不足，系统设计出现了一定的性能障碍，影响了系统的正常运行;

　　(5)在设备采购计划的沟通方面。各个数字城市建设单项项目都涉及软件、硬件采购、安装、调试及应用软件开发的较为复杂系统集成项目，涉及的软、硬件类型较多。项目建设方在这项上只以书面形式向用户方提供了每个软、硬件的独立介绍资料，没有进一步与用户方进行沟通，根据用户方提出的具体功能需求，提供软、硬件设备的合理搭配建议以及兼容性测试报告，导致了项目实施阶段出现了软硬件不兼容的问题，影响了项目实施进度及设备性能的发挥。