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百腾物流有限公司---网络自主报销管理软件案例

 1、企业概况

      百腾总部位于深圳,公司现有经营面积50000多平方米,拥有21个分公司,60个营业部,11个仓库,业务范围覆盖全国350多个城市和地区,依托中国南航和中铁集团等强大资源支撑,已全面实现规模化、网络化经营。

      百腾物流有限公司是“中国企业物流解决方案”的创导者,是一家集综合联运,仓储管理、分销配送和增值服务于一体的第三方物流服务性企业,每年保持72%的复合增长率,逐步以高速发展的姿态跻身国内一线综合物流品牌。

2、面临的问题和挑战

       作为“中国企业物流解决方案”的创导者,随着公司业务拓展,公司的开支、往来款项就会不断增多,这需要引入预算来对成本进行控制,同时随着公司业务快速发展,差旅费、车辆管理费用、办公费、运营费用招待费用、通讯费等各项支出节节攀升,手工管理方式难以自如应对,容易造成预算执行不到位,增加了资金风险。另外,员工报销一笔费用需要耗时耗力,管理层在进行费用审批时无法实时得知相关费用预算的支出情况,报销管理效率不高,迫切需要快捷的报销模式支撑企业管理。百腾物流经过数轮考察筛选最终选择友为软件成熟的NFS平台实现全员费用预算智能化管理。

3、 解决方案

         友为提供成熟的NFS费用预算管控平台,满足百腾物流下属各运营中心网点费用预算总部集中管控的需要,总部通过统一的流程管理框架为基础,结合各业务单元自身的特色业务费用管理流程,对物流公司未来的费用业务流程,在遵循全公司统一的基本思路下,友为提出整体规划分期实施上线;即一期通过实施友为NFS平台网上报销、预算管理核心功能模块,并与现有帐务系统金蝶K3对接,网银支付对接,二期通过友为NFS平台实现与自主开发运营跨父系统对接,实现应收应付与业务系统对接,业务逻辑则结合系统本身的功能特点进行设计及少部分二次开发。

Ø 针对不同的角色系统应用的功能亮点:

1) 员工自助填单,员工随时了解报销状态,

通过友为网上报销系统中的设置了各种报销单模板,如《差旅费报销单》、《加油卡申请单》《日常费用报销单》《采购申请单》等,友为按百腾财务管理制度和审批流程提练出数个适用百腾物流的电子报销单模板,实现费用报销的申前申请,员工报销时关联事前申请单,规范员工的报销行为,

2) 领导随时审批,待审单据通过邮件提醒领导审批,友为提供手机客户端审批,实现移动办公需要

友为软件为百腾梳理出几十种报销支付审批流程,在友为费用预算系统平台上实现如,按不同单据表单模板走不同审批流程、按审批额度走不同的审批流程,举例为员工可以根据级别在系统中填写报销单时系统根据员工级别自动计算出差旅补贴并按系统事前设置好的流程流转,如特殊情况需要增加审批人时系统允许任一节点可以临时加签审批,满足企业各种复杂的流程管理需求。

3) 预算管控能智能

         3.1如果需要借款,借款人在系统中填写日常借款单或备用金借款单,并提交单据。在填写借款申请单时,需要指定以下主要信息:

           3.1.1. 借款单类型日常借款单借款存在未还借款则不允许再借/备用金借款单

           3.1.2. 费用类型/科目:

             2.1 员工私人借支

             2.2 因公临时周转款

             2.3 定额备用金

             2.4 房屋押金

             2.5 客户押金

             2.6 其他押金

      3.2当员工的报账金额小于员工借款时,则该员工必须将多出的借款归还公司。财务会计在接到员工的回款后,在网报中针对原先的借款做员工还款操作。

3.2.1出纳在【员工还款】页面找到相应的借款单据,进行还款处理。

3.2.2填写对应的核算科目信息及还款金额,如果无需生成凭证则只填写金额。

3.2.3确认后系统抵减相应的借款金额及生成相应的凭证信息。

       3.3按不同的用途申请单类型划分,费用单据按如下分类配置:

 

单据类型

备注

1

日常报销支付申请单

用于日常报销、资产采购、工资支付等业务

2

业务招待费用报销单

用于业务招待费报销,必须关联事前申请

3

超额业务招待费用报销单

用于业务招待费报销,按最大金额走审批流程,单据样式和业务招待费用报销单一样,必须关联事前申请

4

差旅费用报销单

用于差旅报销,必须关联事前申请

5

超额差旅费用报销单

用于差旅报销,按最大金额走审批流程,单据样式和差旅费用报销单一样,必须关联事前申请

 

       3.4系统通过自动会计规则配置决定报销单费用核算凭证的借方与贷方科目。

Ø 费用科目:系统中重要的基础数据,用于费用统计的科目,系统作统计的时候,以这个科目为要素进行统计

Ø 会计科目:系统中重要的基础数据,来自于客户提供的标准的会计科目,一般为账务系统金蝶、用友等系统中的实际科目

Ø 科目映射:系统中的费用科目、会计科目的映射关系,业务单据中使用的是费用科目,当生成凭证的时候,系统会按照费用科目与会计科目的映射关系自动匹配,从而生成正确的凭证信息

4) 报表统计

5) 系统接口

         5.1 与K3接口

           5.1.1在网报系统中产生的费用,根据费用科目与会计科目之间的映射,生成对应格式的凭证。

           5.1.2 会计检查或调整生成的凭证。

           5.1.3 会计将凭证导出形成K3能导入的格式。并加入网报标识

     5.2 与网银系统接口----银行接口格式

           5.2.1 对公平安批量转账样板

           5.2.2 对公平安单笔转账样板

           5.2.3 个人平安卡批量转账样板

           5.2.4 对公招行批量转账样板

4、 应用效果

      友为针对物流公司提出的项销系统的功能及框架基础上,与物流公司项目组、业务层进行了充分的沟通与探讨,确定了本期实施以下业务模块以实现物流公司网上报销系统的业务范围。

1. 在网报系统中按照与K3核算系统保持一致的原则设置,以保证网报系统与K3核算体系一致。

2. 用户可以在网报系统中填写事前申请单、借款单、报销单等业务单据,领导可以通过系统对单据进行审批,财务进行记帐与支付。

3. 网报系统生成支付记录并通过接口将支付数据按银行格式导出(excel)

4. 网报系统生成核算凭证并通过接口将凭证数据按K3格式导出(excel)

【客户感言】

友为网上费用报销管理平台”已在 百腾物流有限公司成功推广应用,通过报销计算自动化、预算控制实时化、管理控制数据化、签字审批网络化、报销执行标准化,流程透明可追溯,全面改善费用管理流程效率,提升预算风险控制能力,为财务共享中心的实现建立了基础的操作平台,并提升了各级管理者和员工满意度:

对管理着而言:工作不受时间地点限制,随时可以进行费用审批系统自动预算控制,为管理者审批进行自动预警报表数据快捷准确,方便管理者从不同维度调用数据;历史数据电子归档,降低后期管理成本。

对于普通员工而言: 简化计算核对工作量,提升工作效率报销速度不受“领导办公室时间”限制报销全流程透明便于过程进度控制;移动办公利用员工高效安排报销工作实现员工账务自助查询管理。

 

 

ecaiwu 发表于 2014-8-29 18:18:56 阅读全文 | 回复(0) | 引用通告 | 编辑 | 收藏该日志

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