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2006/9/2 23:21:00
文档管理的心得与点评{*}

注:以“>>”开头的行为我的回复,其他文字为新人小王的工作心得

这一周在查阅2001年开始的两个项目资料发现,有些资料非常的难找,比如有通知单,但不知道回复结果如何;而且,为了了解当时的整个过程信息,我可能要从头到尾地把厚厚的一本监理文档看完。

>>加强文档之间的关联性,包括文档编号、装订、归档顺序

1)每份文档都要有唯一的编号,按统一规范的方式命名;
2)通过编号引用,建立文档之间的关联(前向链接);
3)目录按阶段进行组织,而不是按文件类型组织,如按“需求评审”、“确认测试”建立一级目录;
装订及归档时候,可按专题进行重新组织;
4)内部索引:按事件组织,如“设备变更”,涉及的文档包括:备忘录、会议纪要、监理通知单、联系单、变更申请及批复、补充协议等。

补充:

1)用Where isit 而不是vss 进行文档索引管理(用分类和标记),每个项目建立一个WhereIsIt的库。

 于是我就想,要是有如下一份资料多好:

1、面向公司内部的,不是对外的,所以它是较为客观的,无须顾忌的描述整个过程,监理总结的固定内容部分(比较空)可以不要;

>>BBS上写内部备忘录(日常积累),并通过大事记的方式记录里程碑事件(框架)

1)大事记:列表+时间轴图

2、真实的进度情况,可以与承建单位一开始提交的进度计划作对比,列出项目在建设过程中的一些重要事件(比如各种阶段标志性事件);

>>将PM过程 可视化,值得探讨

3、描述变更的过程(包括起因、协调过程、处理结果);

4、监理心得(包括针对本项目或此类项目特点的体会、与业主单位及业主单位工作负责人或联系人交流协调过程中的经验之谈,对其性格分析等,突发事件的应变之道,对承建单位较为客观的评价、有关人员的相处之道等、此类项目有关技术的分析及趋势等等)这些都有利于后来阅读者对已完成项目的快速理解。

>>监理内部文档要加强,经常性地进行小结、反思、提炼

 

posted @ 2006/9/2 23:21:00 nixing 阅读全文 | 回复(1) | 引用通告 | 编辑 | 收藏该日志
2006/9/3 21:28:00
Re:文档管理的心得与点评{*}

>>考虑编写项目大事记,以EXCEL文件记录;

针对客户的要求,就项目的开工、款项支付(本来她只要求款项的统计)、各阶段里程碑等,进行逐一记录,上周对03年的一个旧项目进行最终收尾时发现,由于项目经手人众多,项目各阶段项目各方都搞晕了!!

posted @ 2006/9/3 21:28:00 sftiger 个人主页 | 引用 | 返回 | 删除 | 回复

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