Project与Outlook的整合

Outlook是微软公司为电子邮件、日程、任务、便笺、联系人以及其他信息的组织和管理提供的一个集成化的解决方案。Outlook为管理通信、组织工作以及与他人更好的协作提供了诸多创新功能。

Project Server 2003版本中嵌入了一个专用的插件，用来与Outlook协作。这个插件可以直接通过Project Server下载。插件下载后在本地安装，当重新启动Outlook时，插件已经与Outlook绑定。通过这个插件，用户可以利用Outlook从Project Server下载任务，在Outlook中执行任务后可以将实际的进度更新到Project Server。

22.2.1 如何下载并安装配置

利用“浏览器”登录Project Server，在“主页”的右边区域有一个蓝色的链接“使用Outlook”，单击“立即下载”按钮，将其下载到本地，该插件的名称为“mpsaddin.exe”。双击该可执行程序以后，插件可以自动安装完成。用户再次启动Outlook后该插件就可以开始使用了。

在正式使用之前需要设定访问Project Server的账户信息。用户在Outlook中选择菜单【工具】/【选项】，在出现的对话框中选择“Project Web Access”选项卡，在该选项卡中单击 “输入登录信息”按钮，设定Project Serve的URL与用户名，

以上设置完毕后，可以开始使用Outlook与Project Server协作。在一定程度上Outlook代替了浏览器的功能，而且可以方便的把任务保存到本地。

22.2.2 如何使用该插件

1、下载任务

插件安装完成后，Outlook的工具栏出现两个按钮：

· 导入新的工作分配

· 更新Project Web Access

第一个按钮的作用是用来下载任务，单击第一个按钮之后出现如图22.12的用户信息验证对话框。

验证通过后，Outlook将该资源的任务从Project Server上下载下来并且按照时间分配到该资源Outlook中的日历当中去。

2、更新进度

在本地的Outlook中可以更新任务的进度信息。例如，“赵锋”完成了“模块3编写”，“赵锋”双击日历中的“模块3编写”，在出现的对话框中输入完成百分比：100％，

  进度更新后，单击“立即更新”按钮，Outlook将此任务的更新情况发布到Project Server。项目经理利用“浏览器”登录Project Server可以看到资源发送的更新请求，

       项目经理查看到资源的更新请求后，可以按照正常的方式进行“是否接受”的更新等操作。

通过这一专用的插件，很多习惯使用Outlook的用户可以很平滑的接受Project Server的项目管理方式，可以自动完成任务的下载和进度的更新。