让会议有效率有成果　

glacier203 发表于 2007/8/30 14:11:00

    先看看我们公司最近开的一场会:
   
    同事X与22日早上9:34分用OUTLOOK发出会议通知，主题:产品外观评审 时间:10:00 --11:00 参与人:所有结构人员和所有研发主管. 没有任何附件
   
    现场:10:03分陆续有人员到场，10:10人基本来齐，中途一些研发主管陆续退场，一些人在玩手机。一部分人对着投影开始提问，给了一些建议。会议经常陷入沉默，到11：30才结束。结论是“再改改，找个时间重新开评审”
   
   
    想必大家都会认为这是一次失败的会议,但我们却经常碰上这种会议，包括我们自己主持的。
   
   
    我们应该如何来改善？带着这个问题，重新翻看了余世维先生的培训《有效沟通》和《微软研发：致胜策略》中的相关章节，得出了如下答案：
   
   
    第一步：做好会议前的准备
   
    1)考虑是否必须召开会议？是否有其他更好的替代办法

    2)要思考会议的目的是什么？希望得到什么结果？要怎么做才能达到目的

    3)确定适当的开会时间。
      最好放在上班后一会或者下班前，以免把工作时间分隔的太零碎
     
    4)确认参与人员
      分为必须参加人员和可选人员。必选人员为重要厉害关系人，会议的结论必须要征求他们的意见
    
    5)会前发放资料
    保证参会再会前有足够的时间阅读资料，进行分析思考。避免在会上把时间浪费在部分人员翻看资料上。
   
    6)准备好一切物品，如会议室，投影仪器，笔记本
   
    第二步：会中控制
   
    1)准时。主持者需提前几分钟到会场做好准备，保证一切就绪
   
    2)做好主持。
    控制好时间和议题。
   
    3)维持好秩序
   
    4)控制好发言的次序
    尽量让下属先发言，让主管后发言，让下属的意见能够充分表达
   
    5)会上必须做出结论。
     
    6)指派负责和跟踪人员
   会上必须指明谁对这次会议负责，谁跟踪会后的事情。才能让这次会议的结论得到执行和落实
  
  
     第三步：会后收尾和跟踪
    
     1)要编写会议记录，发送给与这次会议相关的人员，并进行存档
    
     2)对会议结论要跟踪和落实
     
     
  最后还有最最重要一点---持之以恒！

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Re:让会议有效率有成果

glacier203发表评论于2007/9/10 9:53:00

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Re:让会议有效率有成果

nixing发表评论于2007/9/9 18:11:00

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