作者：余长国

进入新世纪,中国发生了一系列令人兴奋的事,首先是庆祝中国共产党成立80周年,接着从莫斯科传来,“北京申请举办2008年奥运会”成功消息,再接着是中国国家足球队冲出亚洲,荣获世界杯赛入场券,不久又是中国加入ＷＴＯ,所有这一切都令13亿中国人民感到自豪,感到扬眉吐气。 在人们喜庆这些胜利时,是否看到了这些胜利背后的艰辛和前程的艰难。拿北京申奥活动来看,尽管我们要感谢世界上所有支持中国申办奥运会的友好人士的支持,但是更多的要感谢申奥委员会的坚持不懈的努力。而北京申奥的整个努力,包括方方面面,从发自全国各省市的市民签字,到在莫斯科申奥大会上的杨澜的发言,张艺谋的申奥片的播放、刘琪市长的答辩词等,这一切都是经过精心策划的,最后才取得如此光辉的胜利。从中不难看出,要把这许许多多、方方面面的人和工作都组织得有条不紊,按序顺利地开展,必须有一个管理在其中起作用。这个管理有别于日常的生产与作业管理,我们称为项目管理。申奥活动是一次成功的项目,它的成功靠的是项目管理。

申奥成功后,在以后的7年时间里,以北京为中心,尚有许多工作要做,包括场馆建设、环境改善,大会的筹划,决赛项目的确定,运动会的组织、支援者队伍的募集等,又是一个非常大的项目。能不能在尚存的7年时间里,把方方面面的事情都筹划得非常好,保证在2008年北京召开一次世界上最最成功的绿色奥运会,是对北京人民也是对全体中国人民的最大考验。这中间除了必要的资源(资金、土地、时间)的投入外,更重要的需要有良好的管理,需要有一个良好的项目管理队伍和项目管理的方法。

随着中国经济的不断发展,类似于申奥或举办奥运会的大的活动(或称项目)越来越多,比如2001年的上海ＡＰＥＣ会议(亚洲太平洋地区经济合作组织会议)、上海申办2010年的世界博览会项目,西气东运项目,南水北调项目……不胜枚举。所有这些项目都有一些不同于日常的生产作业的特性,需要用不同的管理办法和管理组织,而且管理得好不好对项目最后是否能成功实现预定的目标,有非常大的关系。所以,项目管理也就越来越受到人们的重视,因为现在经济发展中发现合格的项目经理非常地稀缺,若不培养的话将无法完成摆在我们面前的这些历史重任。甚至在美国,据记载,具有项目管理经理(ＰＭＰ)资质的人,比具有工商管理硕士(ＭＢＡ)的人数要少,要吃香,且工资高于ＭＢＡ毕业生。美国项目管理协会(ＰＭｉ)从2000年开始在北京、上海等地开考ＰＭＰ资格,年轻人趋之若鹜,而这科考试的费用需400多元。这也从一个侧面反映了项目管理的人气。为此,在今年的“经济师大学”栏目中,我们将就“项目管理”奉献一组文章,介绍项目管理的有关概念、内容、方法、要点和规律,希望能在全国经济师中间普及有关项目管理的知识,使大家都能成为合格的项目管理人员。

 一、什么是项目

尽管人们天天都在与项目打交道,真的要对项目下个定义,发现有一定的困难。通常人们对项目的定义有下列几种:

1.项目是人们在一个有限的时间和空间范围内,经过努力而获得的,具有多种目标和目的的变革,这期间还需涉及各种资源的投入,而且项目本身应是单一的,独立的。
 
2.项目是通过努力在一定的时间进度和预算范围内达到一个特定的目标。这个目标一般要突破或超越现有的组织系统,是单独组织的,并且通常是不重复的。

3.项目是通过人们一次性的,独立的努力来完成某些过去从来没有做过的事情。

4.项目通常是一个一次性活动的集合,这些活动是被明确界定的,并且是为了实现所要求的最终结果的。

其实上述讲法中,都提到了项目的一些特征。 若把它们归纳一下的话,可发现有几个方面是上述定义中都提及的:

1.通过人们复杂而努力的工作产生的变革。

2.有多项综合目标,特别是有关质量、费用和时间的。

3.所涉及的人员往往是超越(突破)现有的组织体系限制的。

4.独一无二。把这些归纳起来,我们给项目下这样的定义:“人们通过努力,运用新的方法,将人力的、物质的、财务的资源组织起来,在给定的费用和时间约束范围内,完成一项独立的、一次性的工作任务,以期达到数量和质量指标所界定的目标。” 按这样的定义,项目具备如下一些基本特点:项目必须是一项一次性任务。这是项目区别于日常作业的最主要特征。例如,建设一家钢铁厂可以当作一个大项目,但建成投产以后的日常生产过程则不能当作项目。因为后者是每天重复大体上相同的内容,且无终了的日子。

项目都具有详细而明确的目标。项目要达成什么样目的、达到何等技术水平、满足哪些质量标准、完成后的服务如何等等都要明确而详细。项目这一特点区别于有始终、有目的但无明确目标的事情,如生活中的下棋、跳舞之类的活动。 确定的范围作为项目的又一特点。在开始之前,项目就通过计划和设计工作基本确定下范围。在项目运行过程中,项目范围一般不会发生大的变更。这一特点表明,完成一个项目的工作性质和工作量是相对固定的,它把项目和一个公司全部业务的总和明确区分开来。

项目有阶段性或者说项目有完整的寿命周期。即项目有其发生、发展和灭亡的过程,是有始点、终点的活动。 项目在完成过程中通常包含若干个不确定因素,即达到项目目标的途径并不完全清楚。所以说项目与作业的另一个显著区别是项目有风险,而作业一般是没有风险的,按规定的步骤操作,一定会成功的。

绝大多数项目是一个开放系统,项目的完成要跨越若干部门的界限。这一特点要求项目管理人员为了保证项目成功完成,既要协调好项目团队和企业内部各职能部门之间的关系,又要协调好项目团队与企业外部相关部门的关系,以便最大限度地取得他们的支持和协作。 根据项目的这些特征,下面是一些项目的例子:(1)安排一次演出活动;(2)开展和介绍一种新产品;(3)策划一次促销活动;(4)设计和实施一个计算机系统;(5)实施一个工厂改造项目;(6)兼并一家企业;(7)主持一次会议;(8)做一次外科手术;(9)建造一幢大楼;(10)试制一项新产品;(11)建设三峡水利工程。 由此可见,项日是社会生活不可缺少的重要内容。项目可大可小,大到三峡工程,是需花费十几年才能完成的项目,小到写一篇文章,准备一顿午餐。只不过在没有点明之前,大家不意识罢了。一旦大家认识了,那么如何使项目能顺利地达到原定的目标,是大家更关心的,这就需要项目管理。

二、项目管理

根据上述对项目的定义,项目要达到预期的目标,它由以下五个要素构成:(1)项目的界定(范围);(2)项目的组织结构;(3)项目的质量;(4)项目的费用;(5)项目的时间进度。从项目的五个要素出发,我们来给项目管理下一个定义:项目管理是特定的组织环境中,为了有效地管理目标,明确地工作而制定的一整套原则、方法、辅助手段和技巧。

由此可见,首先项目管理要成功地达到一个特定的目标;其次,这个目标的实现要受工期、预算及其它条件的限制;最后,为了达到预定目标并同时满足限制条件,就必须采用科学而有效的方法进行管理。

项目管理既区别于一般管理,又必须采用一般管理中一些基本理念、方法与手段。项目管理既是一门科学又是一门艺术。之所以被看作一门科学,乃是因为项目管理是以各种图表、数学计算以及其它技术手段为依据的(具体我们将逐一介绍它们的内容)。但是项目管理也受到政治因素、人际关系因素以及组织因素的制约,需要相互沟通、相互协商以及谈判解决矛盾这样的管理艺术。项目管理区别于一般企业管理有如下一些特征:

对象。项目管理的对象是项目,一般企业管理的对象是作业。

目标。项目管理的目标是确保项目能够成功。所谓成功是在满足各项约束条件下达到项目的目标。项目的目标特性是相当突出的,没有目标就不称其为项目。而一般企业管理的目标是使每个作业都能高效率地展开,以求企业达到一定的经济效益。

内容。项目管理内容包括项目的界定管理、项目的组织管理、项目的质量管理、项目的费用管理和项目的时间管理等。一般企业管理其内容也许更丰富、涉及面更广。

过程。项目管理非常强调其过程性。一般来讲项目都有一个生命周期,项目的过程管理也就是项目在整个生命周期中管理。它包括项目的发起、设计、评价、实施、控制、结束、停止这样整个过程。一般企业管理强调的是创造一个稳定的环境,使各项作业能以最高效率进行,侧重于每个作业点的效率。

责任。项目管理强调对整个项目负责,项目组织中所有的人无一例外。一般企业管理中强调分工,强调做好自己的本职工作,即责任在其规定的作业范围内。

手段。项目管理中所采用的手段,一般不同于普通的企业管理方法。比如在时间管理中,项目管理主要用计划评审技术(ＰＥＲＴ)或关键路线法(ＣＰＭ)。

由此可见,项目管理有其特殊的规律性,它不同于人们熟悉的企业管理那一套原理、方法,有其特殊的原理和方法,这些方法对广大经济师而言可能不太熟悉,或者没有专门意识到。为此,在以后的篇幅中,我们将把项目管理的有关内容和方法,陆续向大家作一个介绍。