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刘洁:当你努力上进,全世界都为你让路 | 项目管理界绽放的铿锵玫瑰(第三季)

作/转载者:莫莫格 项目管理评论   发布时间:2018-4-9   点击:251    

  职场中,她干练迷人;生活中,她不丢掉一分姿色;她是人群中赏心悦目的风景,更是不可限量的可能;她们有一个名字——女性项目经理。

  《项目管理视点》电子杂志推出特别专题——项目管理界绽放的铿锵玫瑰(第三季),记录项目管理界的女性精英和女性项目经理们在这个节日里对于工作、生活以及家庭的所思、所想、所感。



  刘洁,京东商城研发管理部项目经理,PMP,负责7FRESH生鲜线下店项目集管理工作。

  当你努力上进,全世界都为你让路

  记者:请您介绍您的项目管理人生,即如何与项目管理结缘?

  刘洁:我的第一份工作是一名软件开发工程师,当时项目经理是一位矮小精干的大姐姐,每次开会时,我都在幻想自己哪一天能这么厉害,这么多人的项目可以安排得如此井然有序,而自己可以临危不乱,当时在心里默默地告诉自己,这是我的目标——成为一名项目经理。

  在我工作的第三年怀孕休产假期间,学习并考取了PMP证书,不仅如此,还想通过理论知识的学习,与自己接触到的项目管理实践结合在一起。于是,我开始深入到项目管理领域。

  功夫不负有心人,我在京东找到了自己的平台。“当你努力上进,全世界都为你让路”,这句话伴随我在京东度过了每一天,从刚开始的子项目经理、独立项目经理、战略项目经理、到现在的20多个子项目的项目集经理。一路走来,自己从实践中逐步摸索,没有很透彻地系统学习项目集理论知识就直接实践。就这样,我与项目集结缘,边实践边结合理论。

  记者:从事项目管理工作,掌握项目管理的知识,给您的工作或生活带来了怎样的影响?

  刘洁:在家中,大到买房、装修、带老人小孩出门旅游,小到这个周末如何过、这顿饭吃什么等我都套用项目管理的思路去管理和协调安排。任何事情在我眼里都是一个项目,必须从识别相关方、争取相关方,到预算管理、成本控制,细化任务,明确分工、时间计划、里程碑的制定等,把项目规划阶段的工作做到位。

  所有的相关方都被我安排在项目执行过程中,按照我的项目计划一步一步按部就班地执行,并实时监控进度及风险,使项目的整体状况在我的掌控之中。连我老妈都这样说:“能有件事情不听你安排的吗?你事事都管得如此细致,不累吗?”

  老妈这句话点醒了我,我开始运用项目集管理方法“抓大放小、整体规划”,负责制定整体项目集计划,保证整体不偏离统一的战略目标即可,这样我既可以整体把控,也不用事事俱到。

  不仅如此。项目管理甚至项目集管理中的工具与方法,在我的生活中起到很大的作用,让每一件事情都被安排得有条不紊,执行得井然有序。这些项目管理技巧很好地帮助我在有限的时间里高效参与生活中的各个重大事项。因此,事事都是项目,处处都可以借用项目管理工具与方法进行规划、执行与监控。



  记者: 回顾项目集管理的学习经历,请分享一下您的学习体会与感受。

  刘洁:PMP学习中,我认为核心是,输入+工具=输出+更新,这个工具对我的项目管理工作影响很大,项目中任何风险问题都可以用这个工具迎刃而解。

  项目集管理从始至终都要立足于企业战略的一致性。企业规划并启动项目集的目的是交付收益并促进企业战略目标的实现,所以在项目集的全部生命周期中,要定期回顾检查目前的工作是否仍然可以有利于企业战略目标的实现,关注“为什么要做”,不只是“如何做”。一旦发现当前工作背离了战略目标, 就要及时纠偏或止损,而不是埋头在错误的路上一去不返。

  此外,项目集管理的核心理念其实就是收益的最大化,项目集体系里的价值与收益管理,才是项目集整体成败评估及实施过程中争议问题解决、风险优先级排序等众多决策背后的判断依据。

  如何通过项目集管理促进组织收益的最大化,这个概念其实就包含了“抓大放小”,即在不同项目之间的管理和取舍。因为有时即便项目本身很成功,却不利于项目集的最大化的利益实现,这时该项目就要停止,要站在项目集利益最大化的角度去考虑事情。

  项目集管理在“治理”方面很重要的一点是需要逐级授权,其实是一个逐级拆分的过程。子项目经理、子项目集经理各自都有要管理的内容和深度,要建立不同的沟通机制、管理流程、汇报流程、总结汇总机制等。



  记者:对照学习所得,您认为女性在进行项目管理(项目集管理)方面有哪些优势和劣势?怎样扬长避短的?

  刘洁:女性有天然的亲和力,在工作中,更顾及员工的感受。女性沟通能力更强,她们能清晰地表达自己的意愿、工作的目标,并且与项目成员很好地沟通,让人不觉得孤独。另外,女性也更擅长激励全体员工,充分调动员工的潜能,更强调关系的和谐。在管理领域,男性习惯于下达命令,而女性更注重关心与信任、沟通与激励,强调团队的积极参与和合作。

  记者:越大越复杂的项目,涉及的人越多,沟通就显得尤为重要。您认为如何才能在复杂的项目中确保有效的沟通?

  刘洁:越大越复杂的项目,更能体现干系人准确识别、相关方争取、沟通透明化的重要性。要制定沟通计划。“凡事预则立,不预则废”,我习惯每周日做好下周的重要沟通计划,每个工作日细化明天准确的沟通计划,天天如此。

  复杂的沟通更加考验沟通效率与沟通效果,因此,每一次沟通需要确保都有结论产出,不要做没有目的的无效沟通。两个人的沟通需要确保对方完完全全“消化”,可以尝试让对方复述一遍沟通结论,然后核对校准;多人沟通,在沟通结束后,总结复述一遍结论,让所有参会相关人对结论达成一致并以正式形式(比如邮件)发给大家,邮件内容一定要明确会议结论及下一步待办事项(一定要责任到人);沟通渠道也包括向上汇报,一定要注意不同层级的干系人对于沟通的需求是什么,有针对性地选择沟通渠道和方式。

  为了提高沟通效率,沟通渠道要多样化,保证每次沟通都有结论产出,为下一次沟通提供有力输入。无论哪一种沟通渠道或方式,一定要沟通之前设定好沟通目标。

  一定要主动沟通并且做到信息透明。我在项目中会经常用到各种日例会、周例会、双周例会,或者临时例会,各种专题例会等方式,固定时间、固定会议主题、固定人群。即便每次参会人员不全,项目组织也需要有这么个沟通机制让大家同步,慢慢习惯这种沟通方式和渠道。

  一次会议很简单,但是让大家成为习惯则很重要,主动沟通、建立固定的沟通渠道,不仅能够建立团队成员积极主动的形象,更重要的是能够尽早发现项目存在的问题,找出解决方案,并且可以通过例会同步进度、同步风险形式,激起团队之间自我对比、互相竞争,保证整体项目进度一致、步调一致,持续激发大家的积极性。

  除了各种例会之外,我会建立各种工作群组、微信群组、日报、周报、定时专题邮件,目的就是信息共享、信息透明、减少一切不必要的、因为沟通不畅产生的风险,同时起到调动大家积极性、不断提醒大家传播项目目标,让项目所有成员步调一致、目标统一、信息同等的作用。

  记者:平常工作中,我们会受到各种各样的影响,比如外在环境的变化,内在情绪的起伏,您是怎样看待与应对的?

  刘洁:在有情绪起伏时,快速调整、复盘,快速让自己重新投入工作中。我每天下班后,都会一个人静静地总结当天的工作规划和下一天的工作。除了工作本身之外,还有各种相关方之间的关系,以及当天发生的一些事情需要复盘,比如和某相关方沟通中措辞不对、产生误会,或者事情没有达到自己想要的结果,或者与别人沟通中、开会中学到了更好的处理办法和思路等。每天,我都在复盘后自我优化,自我调整;临睡前,会把每天的工作在脑子里过一遍,做当日复盘,明日规划,取长补短,快速迭代更新自己。



  记者:相对于男性管理者,女性身兼多种角色,要想有所成绩一定会付出更多。对此,您有怎样的感触?

  刘洁:给自己安排固定时间陪家人和孩子,工作时间高效完成工作,利用一切可利用的时间充实工作:孩子上兴趣班等待时,可以处理工作上的事情;睡前30分钟回顾邮件,总结一天工作;还有早起上班前,出去玩的路上等。总之,只要你想,时间挤挤总会有的。

  另外,需要感谢一个超级支持我的老公,他是一名产品经理,同样在京东工作。我忙的时候,他带孩子多一些。由于我的职位是项目经理,工作对人员和环境依赖较大,因此一般在公司加班到凌晨,回到家后,他已经哄孩子入睡,我到家后他在家继续加班赶产品方案。我们夫妻俩就是这样互相扶持、互相支持、互相谅解着平衡家庭与工作的。

  记者:您在项目管理的职业生涯中遇到过哪些最记忆犹新的事?

  刘洁:最得意的事是在7FRESH项目集中,每一位项目团队成员亲切地说“有事就找刘会长”“刘会长是我们最后一道防线,如果最后一道防线都没有办法,可能真没有办法了”。

  加入京东一年半的时间,最精彩、最感荣光、最有成就感的一件事情便是有幸从2017年3月份开始就加入7FRESH项目团队,并且担任研发侧项目经理角色,与项目组成员一起经历了一场轰轰烈烈、激动人心、风风雨雨的创业历程。

  编者注 项目管理界的铿锵玫瑰前两季,我们共采访了76位项目管理界的杰出女性。由于时间和篇幅所限,今年第三季采访了近40位项目管理界的杰出女性,还有更多为项目管理奋斗拼搏的女性未来得及亮相,本刊还将推出第四季、第五季……期待将更多项目管理界的女性风采与读者们分享。



新闻来源:新闻-人物
发布时间:2018-4-9 
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评论人:张介军 时间:2018-4-24
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