【文章摘要】为了提高项目管理水平，赢得市场竞争，特别是在加入WTO后在国内、国际市场上拥有与国际接轨的项目管理人才， 越来越多的业界人士正通过不同的方式参加项目管理培训并力争获得世界上最权威的职业项目经理（PMP）资格认证。同时，大部分的IT行业项目管理人士正尝 试使用项目管理软件对自己的项目进行辅助管理，为了方便大家的使用，现对项目管理作一简要介绍。

　　目前市场上项目管理软件种类较多，具有代表性的为8thmanage 的项目管理系统，这算是市面上比较好的一款项目管理软件了，但是工具毕竟还是工具，在使用过程中要注意以下内容：

　　1． 预算及成本控制

　　大部分项目管理软件系统都可以用来获得项目中各项活动、资源的有关情况。人员的工资可以按小时、加班或一次性来计算，也可以具体明确到支付日；对于原材料，可以确定一次性或持续成本；对各种材料，可以设立相应的会计和预算代码。大部分软件程序 都应用这一信息来帮助计算项目成本，在项目过程中跟踪费用。项目过程中，随时可以就单个资源、团队资源或整个项目的实际成本与预算成本进行对比分析，在计 划和汇报工作中都要用到这一信息。8thmanage项目管理系统可以随时显示并打印出每项任务、每种资源（人员、机器等）或整个项目的费用情况。


　　2． 电子邮件

　　8thmanage项目管理软件可以通过电子邮件发送项目信息。这一功能使得用户不必通过打印机或屏幕显示，直接从电子邮件中获得信息。通 过电子邮件，项目团队成员可以了解重大变化，比如最新的项目计划或进度计划，可以掌握当前的项目工作情况，也可以发出各种业务表格。除了电子邮件，用户还可以在系统上利用项目论坛、即时讨论、问卷调查等进行实时沟通。

　　3． 图形

　　对于有大量活动事项的项目工程，人工制出一份甘特图或网络图，或人工进行修改制图是一件极其乏味而又容易出错的工作。8thmanage最突出的特点是能在最新数据资料的基础上简便、迅速地制作各种图表，包括甘特图。有了基准计划后，任何修改就可以轻易地输入到系统中，图表自动会 反映出这些改变。项目管理软件可以将甘特图中的任务连接起来，显示出工作流程。特别是用户可以仅用一个命令就在甘特图或其他图形中显示。


　　4． 转入/转出资料

　　8thmanage项目管理软件允许用户从其他应用程序，比如文字处理、电子表格

中获得信息。为项目管理软件输入信息的过程叫做转入。例 如，你只需在需要时转入某个电子表格的信息就可以了，而大可不必将电子表格中有关人员或机器的成本信息重新键入项目管理软件程序，而且这样还可能会输入相 互冲突或错误的资料。同样地，常常也要把你的项目管理软件的一些信息输入到这些应用程序中去。发出信息的过程叫做转出。例如，可能要把对某一承包商的进度 计划报告转出到文字处理备注文件中。

　　有些项目规模很大，需要分成较小的任务集合或子项目。另一种情况是经验丰富的项目经理同时管理好几个项目，而且，团队成员也同时为多个项目工 作，在多个项目中分派工作时间。在这种情况下，8thmanage的项目管理软件都能提供到帮助。

　5． 制作报表

　　为方便项目工作的顺利进行，8thmanage项目管理软件提供了非常广泛的报表功能。下面列出一些可制作的报表内容：

　　. 项目全面汇报报表。

　　. 项目主要阶段（里程碑）报表。

　　. 一定时期内的各种信息，例如这一时期内完成和正在进行的任务，以及准备开始的任务。

　　. 财务报表，显示全面的信息，包括所有任务、整个项目预算、超支情况、累计预算成本、实际成本以及承付款项。

　　. 对项目的各种或一组资源进行资源配置报表。

　　. 定制的标准报表、交叉报表、变量基准对比表。

　 6． 资源计划

　　当项目WBS建立好后，8thmanage能够对各项活动和任务所需要做的工作进行评估。这些活动和任务按先后顺序排列好后，然后进行资源分配，最后形成详细的项目计划。项目计划有助于确认所需资源分配，从而使项目得以顺利完成。

资源计划可以通过以下途径帮助用户实现项目资源管理

• 明确人力资源类型

• 明确每种资源角色和主要责任

• 明确每种角色所需用户的数量

• 明确所需器材的使用目的

• 明确所需器材类型和数量

• 明确所需原材料的总数

在明确项目管理所需资源的类型和数量后，资源计划会帮助用户进行以下操作：

• 计划使用资源的日期

• 确认每个项目活动所需戏院的数量

• 创建一个详细的资源使用率计划

根据所创建的资源计划表，用户可以通过对整个项目资源计划的掌握，监督资源的使用情况，并决定资源的使用率是否和过度、不足或是与计划相符。

　　7． 计划

　　在8thManage项目管理软件包中，用户都能界定需要进行的活动。正如软件通常能维护资源清单，它也能维护一个活动或任务清单。用户对每项任务选取一个标题、起始与结束日期、总结评价，以及预计工期（包括按各种计时标准的乐观、最可能及悲观估计），明确与其他任务的先后顺序关系以及负责人。通常，项目管理软件中的项目会有几千个相关任务。另外，大部分程序可以创建工作分析结构，协助进行计划工作。

　　8．项目监督及跟踪

　　项目管理的一项基本工作是对工作进程、实际费用和实际资源耗用进行跟踪管理。大部分项目管理软件包允许用户确定一个基准计划，并就实际进程及成本与基准计划里的相应部分进行比较。8thManage项目管理系统能跟踪许多活动，如进行中或已完成的任务、相关的费用、所用的时间、起止日期、实际投入或花费的资金、耗用的资源，以及剩余的工期、资源和费用。关于这些临近和跟踪特征，管理软件包有许多报告格式。

　　9．进度安排

　　在实际工作中，项目规模往往比较大，人工进行进度安排活动就显得极为复杂了。项目管理软件包能为进度安排工作提供广泛的支持，而且一般是自动化的。8thManage项目管理系统能根据任务和资源清单以及所有相关信息制作甘特图及网络图，对于这些清单的任何变化，进度安排会自动反映出来。此外，用户还能调度重复任务，制定进度安排任务的优先顺序，进行反向进度安排（从末期到日首期），确定工作轮班，调度占用时间，调度任务，确定最晚开始或尽早开始时间，明确任务必 须开始或必须结束日期，或者是最早、最晚日期。

　　10．保密

　　项目管理软件一个相对新颖的特点是安全性。8thManage项目管理系统对项目管理包自身、单个项目文件、项目文件中的基本信息（例如工资）等都有严格的权限限制。

　　11．排序及筛选

　　利用排序，用户可以按随心所欲的顺序来浏览信息，比如从高到低的工资率，按字母顺序的资源名称或任务名称。大部分程序有各种排序方式（例如： 按名、姓等）。筛选功能帮助用户选择出符合具体准则的一些资源。例如，某些任务要用到某种具体资源，用户如果想了解这些任务的有关信息，只需命令软件程序 忽略未使用这种的任务，而只把用到这种资源的任务显示出来就可以了。

来源：http://www.8manage.cn