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关于多项目管理的访谈 
[ 2012-12-27 11:22:00 | By: liuling060 ]
 

  近日,接受了一家项目管理培训机构的专家访谈,探讨有关企业级项目管理的话题,摘录如下:

  提问:刘老师,您好!很多观点认为,企业级项目管理就是多项目管理,您认为是这样吗?

  刘羚:坦率得说,企业级项目管理这个概念至今我还没有见到非常权威的,类似“项目管理”这样明确和唯一的定义。就我所知,企业级项目管理的概念早期是基于项目型公司而提出来的,但是现在,项目管理方法的广泛应用已不局限于传统的“项目型公司”。因此,我比较认同的一种说法是企业级项目管理就是指企业采用“按项目进行管理”的思想,通过项目管理的思想和方法来计划、组织、指导和控制企业的资源,从而实现企业战略的管理方式。其实质是“整个企业范围内的项目管理”。 如果将多项目管理定义为“站在企业层面对现行组织中所有的项目进行筛选、评估、计划、执行与控制的项目管理方式 ”,那么,狭义说,就可以把企业级项目管理理解为多项目管理。但即便如此,项目管理体系、项目管理办公室PMO等等也都是企业级项目管理研究和实践的对象。 企业级项目管理有一些基本特征,比如:在组织行为中,强调为项目服务的思想,弱化其他职能机构的职能;不只是关注多个项目,对单个项目,也不仅仅从售后开始,需要从销售开始、售前直到项目结束,还要如何将项目数据和经验纳入到组织过程资产库等等。

  提问:刘老师,多项目管理存在两大类主要冲突,分别是项目优先级的冲突和项目之 间资源的冲突,您认为这两类的冲突应该如何避免?出现冲突后又应该如何解决呢?

  刘羚:我个人的观点,多项目管理管理的冲突本质上就只有一个,那就是资源冲突。资源冲突带出了许多问题,包括项目优先级的冲突和管理。所以我认为这实际上是一个问题。 为什么这么说呢?因为多项目管理的资源冲突是永远存在的,道理非常简单,因为第一,任何一家企业都不会永远只有一个项目,第二点,任何组织都不可能拥有完全无限的资源来随时满足所有项目的需要。 基于这两点,资源冲突在企业中是不可避免的,只是程度不同而已。所以,多项目管理还可以说是在假定存在多个项目的前提下,如何协调和分配现有项目资源、获取最佳项目实施组合的管理过程。 由于存在资源冲突,所以,在项目之间和项目内要竞争以获取项目资源和管理层对项目的关注,从而会引发一些基本问题,比如优先级管理。而项目的优先级如何设定,我认为是个比较复杂的事情,由项目自身的特征 、企业的战略、当前发展阶段 以及资源状况等综合来确定。而且,项目的优先级别也是会发生变化,比如:今年属于战略投资的项目,原本计划不惜成本也要做下去,到了第二年,发现方向有误,那么,项目的优先级就必须降下来,资源的配备相应也要进行调整。 虽然冲突不可避免,但还是可以做些预防措施,以减低冲突带来的影响。比如组织早早建立资源库,提高资源规划能力,对项目需要投入多少资源,是否有足够的资源储备 ,能否与已有的项目错开冲突等做到心中有数;项目计划制定时,考虑冗余量,不要做得太满;尽量错开项目启动时间等等;当然,要做到这些,需要比较高的项目管理水平。 既然冲突不可避免,一旦发生,无论是项目经理,还是企业层面的管理者,也不必惊慌失措,根据具体情况适当调整安排和计划即可。大家都知道,时间是可以挤出来的,事实上,在很多项目都叫嚷人手不够,资源紧张的情况下,根据我的经验,资源的利用率,工作效率都有提升的空间的。当然,多项目之间的资源协调靠项目经理是比较难做到的,需要企业层面的管理者进行统一协调,对项目经理来说,出现这种情况,自己解决不了,一定要及时上报,尽早报给上级领导。

  提问:在企业信息化建设的过程中,企业大多选择一些具有多项目管理功能的软件实施,可真正的实施应用效果未必理想,这是为什么呢?

  刘羚:一般来说,为了加强项目管理的执行和控制能力,企业会逐步采用一些自动化的流程、工具来对已有的规范、流程和经验进行固化,以建立高效的项目管理体系。也就是通常说的项目管理信息化。凡是企业级项目管理软件工具,必然带有多项目管理的功能,前面讲到,企业里都是有多个项目,多项目的筛选、多项目之间的统筹协调、多项目之间的数据分析比较等等很多工作不仅工作量巨大,还有一些需要通过图形直观展示的分析功能也需要软件。所以,企业一般会选择多项目管理功能的软件,之所以实施效果不理想,我想原因就会很多了,软件和用户两方面因素都会有,比如软件的功能和结构是否与企业的整体机制相适应,是否符合企业的项目特点,是否易学易用,便于企业各级管理人员使用,是否具备开放性,便于和其他系统功能整合,容易升级等等原因? 而对于作为管理者的用户来说,项目管理软件只是工具,它不能代替你的管理,如果企业自身的能力和经验还比较欠缺,管理方法和手段还比较落后,那么,就有可能对管理软件所体现的理念不很理解,功能再强大、使用再方便的软件也是用不好的。 信息化实施是个很大的课题,它是管理+IT的结合,要达到理想的实施效果,必须多方面的人一起努力,包括软件厂商和客户。

 

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