无论哪一级的管理者，在工作中都会处理各种各样的文件。通过阅读、流转、落实文件精神，用以统一思想、加强协作、指导工作。如何快速、高质量是处理文件，是每个管理者必须掌握的一项技能。

一、文件怎么读？

读懂文件是关键，是领会和执行的基础。

（一）大致通读

接到文件先看文件类型，是一份通知，还是一项政策，是“函件”、还是“报告”。同时先大致翻看了解文件题目（来文的目的）、来文单位和日期、有无附件等，这样对文件的大致情况有个基本了解，总之不要拿到文件直接看内容。

（二）分类细读

1、通知类

通知类主要弄清什么人什么时候做什么事情，有没有要填写的表格或准备的资料。这几个关键因素要搞清楚，还要了解会议的目的、主持人是谁、参会单位有哪些，这样才知道要派什么人参加。一般要派熟悉该项目工作的、与主持人、参会人级别对等的人员参会。对于不清楚的问题，一定要电话咨询发文单位弄清楚，不要盲目参会、办文。

2、任务类

接到任务类文件，比如会议纪要中明确的事项，比如领导批示等等，同样要弄清要干的具体事情。可以找参会的人员问清楚领导在会上是怎么定的，把任务的时间要求、成果要求等方方面面弄清楚。上级领导批示的事项，也不能“拿到就干”，可以再次请示领导后再行动。

3、政策类

政策类文件，比如全年计划，比如某方面工作的规范或指导性意见。这类文件一定要认真阅读，从总则到条目、到内容。读的时候可以结合以前的相关文件、现有的工作情况、存在的问题等等边阅读边查证边记录。

（三）读批示

领导的签批意见要从最上级逐级向下读，还要注意看签批时间，要找出批示的真实意思，确保理解不走样。领导的批示不能只看一遍，起码三遍。

大致通读的时候，要看第一遍。有些文件领导会批“急办”，就要高度重视工作的速度；有些签批里会明确地分配任务，事先看过后会在分类阅读时多加注意。

分类阅读的时候要看第二遍。文件细读时，特别是与自己工作相关的部门，要回到领导批示看领导是怎么签的，有没有具体要求，与文件的内容相结合来领会。

签批意见时看第三遍。管理者自己在签批意见时，一定要结合上级领导的批示。比如，上级领导已经明确由某某部门来牵头，管理者在签批时就不要与领导的意见相抵触，这样下属就无所适从。

二、文件怎么批？

文件读懂后，要思考并形成自己的处理意见，根据不同的层级形成批示。

（一）高层领导的批示

高层领导的批示往往就是同意或者不同意，发或者不发，有着重需要强调的地方会提出来。高层领导批示是下级执行的依据，所以要意见明确不含糊，便于下级执行。

（二）中层领导的签批

中层领导的签批是为了落实工作，要任务清晰、目标明确、责任人明确等等。比如，中层领导可以签“某某部门负责，某某部门配合，现场了解情况，提出处理意见”等等。

（三）基层领导的签批

基层领导是任务的具体执行单位，要消化文件精神和各级领导的批示，再转化、分解任务到具体的办事人员身上。所以，签批意见更加细和准确，关键是要有可操作性。比如，什么人，什么时候，办理什么事情等等。

（四）签批还应注意的问题

1、各级管理者在签批文件的时候都要注意，重要的文件、全局性的文件，比如年度计划等，一定要复印留底，便于及时查证。

2、中层以下领导，在签批文件的同时，要习惯做好记录。比如用专用的记录本记下相关事项，便于自己以后的工作中进行跟踪检查。

三、文件怎么办？

读懂文件的目的是为了落实工作，各级管理者特别是中层和基层管理者，一定要准确、及时地办理相关工作，这才是我们行文的最终目的。

（一）马上交办

要注意一些紧急的、重要的工作要马上电话交办，一定要消除文件流转时间对工作的不利影响。现在很多单位推进电子办公，对提高工作效率是很有帮助的。

（二）主动跟进

签批的文件可以交由办公室专人进行跟踪督查，确保工作落到实处。管理者也要定期查看文件交办单进展情况，在每周公司的例会上通报检查。

管理者在过程当中要主动跟进，重要工作、紧急工作当成一个项目来对待。过程中要协同下属解决问题，也要及时汇报上级领导争取支持。

（三）文件办结

一个文件引申出来的工作的完结，应该由上级领导或者会议来确认，而不应该由责任人或责任部门自行认定。因为对完成成果或者标准的理解，上下级之间可能会有偏差的。况且成果的运用，也有可能上级领导会有专门的安排。