案例2. 我们几乎做好了一切准备，几乎如此

利萨·K．韦斯特巴克(Lisa K．Westerback)，商务部

经济分析局终于要搬到新楼去了!旧楼已不能满足我们的要求了。我被指定负责将我们那个又老又旧的大型计算机系统，搬到新地点，而且要尽可能少地影响终端用户。

我们已经与美国总务管理局(GSA)和新大厦的业主签订了合同，他们必须确保新地方满足我们的需求和技术规范，而且我们也认为新地方已准备就绪。我们计划尽量不与客户访问系统的需求冲突，这意味着我们应该找一个工作需求量最低的周末。搬家工作将从星期五晚上开始，系统要在星期一早上之前安装好并运转起来。

首先，我组建了一个团队来制定详细的搬迁计划。然后，我们与两家公司签订了合同，他们在搬迁大型机系统方面很有经验，且有能力清理和搬迁我们仓库中的20 000卷磁带。承包商负责在下星期一的上午8点之前，完成实物搬迁、重新连接所有组件、测试基本操作，联机和分批测试应用程序的功能。

接下来，我们准备应急计划。必要时，我们将动用备用站点协议，对繁忙站点给予支持。我们还准备更改通讯线路，以便无论大型机系统位于何处，用户都可以从他们的工作站访问系统。

然后，我们发出通知，将计划通知给用户，以确保所有相关人员都了解我们的搬迁计划。雇员们——经理、技术员、操作员和系统分析员——都被动员和组织起来，和承包商一道加班加点地进行部署和测试工作。我们的计算机操作员制作了两套备份磁带。最后，我们开始演练“如果一那么”游戏，以找出所有可能问题，并准备相应的解决方案。我们几乎准备好了一切。

只有消防局局长除外。星期五下午，我们就接到通知，尽管新地方已经准备好了一段时间，但消防局局长还未正式批准这个地方可以人住。由于没有必要的文件，我们被迫取消星期五下午两点的搬迁工作，而合同中的陪付条款也开始生效。搬迁团队的成员非常沮丧，他们眼睁睁地看着自己的计划和辛苦劳动付诸东流。而且，我们的用户需求表明搬迁只能在下个月进行，再一次调动起大家同样的激情和能量将非常困难。

我没有勇气面对那些忘我地工作的团队成员，他们为了一切顺利，忘我地工作。我下定决心，一定不让他们失望，拒绝接受GSA的官方安排。我求助于一位著名的问题专家，GSA的做事认真而且有魄力的官员，他知道其中诀窍。他找遍整个城镇，终于成功地找到了消防局局长的下落，并于当晚1l点去拜访了他，把入住证书拿到手。文件拿到手后，我们团队就可以开展工作了。承包商同意召回他们的雇员，并按原计划进行，尽管开工较晚(而且我们还为此进行赔付)。

搬迁进行得非常顺利。我们整个周末昼夜奋斗，终于在星期一早上之前完成所有工作，系统也正常地运转了起来。花费在计划上的时间以及整个准备过程中建立起的团队合作，使得我们轻松地弥补了星期五晚上损失的时间。

计划是至关重要的，但是即使最好的计划也不能解决一切紧急问题。这个项目成功的关键是我们想取得成功的强烈动机和坚定决心。