关于项目管理手册编写的思想火花之一
先俊:你上次在8月15发来的稿件,我又不知存在什么地方了,包括你两个版本的测量管理,请你再发一发。你刚发来的是准备出台的文件吧,我想我跟你上次讨论的观点一样,项目管理手册,不出台文件,只负责搭设制度的框和平台,相当于项目管理手册就是一个操作系统。过去的文件和将来要出台的文件,都有要模块化,集成化在这个平台上。
分为三大块:第一、体系(机构体系和制度体系)、资质职责,第二大部分物资业务管理制度,我给你列的目录,你按公司既有的物资管理的文件和发的通知,装入目录中去。第三部分是知识管理部分(也就是你所说的附件),又分为三块,一块是法律法规及文件通知,二部分是流程,三部分是表格。我的想法是在第三大部分每项业务制度下,都应有法律法规、流程、表格来作支撑,当然有一些无法具体划入那一项业务制度,可设置综合管理制度。已将我修改的成本部成本管理和合同管理目录已发给你,请你参阅。写项目管理手册的作业流程应是收集你那块的业务法律法规及文件、办法、细则和通知,再写流程,才能写出职能职责,才能知道报表的产生
你的项目管理手册没怎么动,第二大部分后面的不简略,请你参照安质部的进行简化,按照我给成本部给的目录归纳整理第三大部分的内容。小车管理的配件和油料消耗的核算程序不清,运转记录、路码表和派车单这三项从不同侧面对里程进行行管控的措施和关系没有说清楚,而且核算不仅月核算,季度核算,年核算还有开累核算,样本越多,时间越长,核算统计越准确
文字部分按安质部的写,知识管理部分按我给成本部的目录来写
还有很多工作要作,其实就是作归纳和整理工作,麻烦一点的是写流程,因为写流程,才能把制度中的工作内容落实到人头上,才能形成职责,不然制度又是写在纸上。才能形成计划,统计,核算的表单,信息流才能产生。反复在强调项目管理手册的目的和意义,我们的制度不是要贴在墙上,要落实到我们的工作流程和业务流程中去。因此流程比较多,请你们要分工认真编写,根据公司的文件、制度、办法来写,我们现在要整理好流程,不是我们没有,一直就有,而是没有整理,而且各施各教,有的是出了大错误的。这次作一下整理,将它书面化,固化下来。以后才是优化流程和重组流程,有了流程才能确立职能职责,绩效考核,才能形成过程管理的信息化计划、统计、核算的报表体系,才能积累公司经验知识,所以请你们一定要重视。写流程就是将部门及个别岗位列出来,将要做的事列出来,将在过程中产生的数据信息表格列出来,再把路径用箭头串起来
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