信息化工程项目（以下简称“项目”）验收会议，是项目在完成相关有效文件（包括招标文件，项目合同等）的约定事项，达到项目的建设目标，系统在试运行后功能的正确性、性能等指标均能达到相关行业标准，并能供用户在试运行期间稳定、安全的运行后，召开的有组织，有目的的地评审会议。项目验收是项目建设工作是否成功的关键。我们知道项目验收会议是由项目管理者负责组织和召开然而不少项目管理者认为工程建设项目已经完成，并已投入使用，目前系统稳定运行，对项目验收工作不重视，认为其只是一种形式，或知道其重要性但不知道如何组织。本文结合笔者的工作经验，分别总结归纳出项目内部和外部验收会议的目的（作用）、需要参会的人员和会上需要介绍的组要内容，为项目管理者更好地组织和召开项目内、外部验收会议提供参考。

一、         项目内部验收会议

项目内部验收会议是指在项目承建方内部组织召开的会议。

1、              组织项目验收会议的目的

会议的目的是对整个工程项目的结果的评价，是外部验收前对项目进行评估、认定和总结的过程，包括费用、质量、服务等多个方面。通过验收工作，来找出项目中可能存在的问题和不足，并进行最后的修正，以使项目成果完美的交付到最终使用人员手中。

2、              需要参加会议的人员

根据会议的性质和会议的目的，需要参加项目内部验收会议的人员包括项目团队全体成员、项目承建方相关领导等。

3、              会议需要介绍的内容

项目验收会议需要介绍的内容主要包括：项目建设的背景、项目干系人信息、项目所要达到的目的及需求，系统建设的框架（包括总体规划、建设思路）、项目建设里程碑、项目团队建设、系统质量、项目存在的风险及应对策略、项目资源需求、项目建设成果（包括项目总体计划、需求说明书、概要设计说明书、数据库设计说明书、详细设计说明书、测试报告等）的展示，并对其进行评审。

二、         项目外部验收会议

项目外部验收会议指有项目主要干系人参加的项目验收会议，该会议一般选择在建设方或用户方指定的地点。

1、              目的

会议的目的按照招标文件、工程合同等有效文件的要求，对项目进行竣工验收，确保系统满足招标文件、工程合同的各项需求，并能通过用户验收。

2、              参加会议的人员

根据会议的性质，参加项目外部验收会议的人员一般包括项目承建方、建设方、监理方（如果有的话）相关领导和负责人，项目承建方领导，项目团队核心成员等，如有需要还可邀请相关业内专家或知名人士参与评审工作。

3、              项目验收会议需要介绍的内容主要包括：项目建设的背景、项目干系人信息、项目所要达到的目的及需求，系统建设的框架（包括总体规划、建设思路）、项目建设里程碑、项目团队建设、系统质量、项目存在的风险及应对策略、项目资源需求、项目建设成果（包括项目总体计划、需求说明书、概要设计说明书、数据库设计说明书、详细设计说明书、测试报告等）的展示，并对其进行评审。

三、         会议前的准备工作

由于项目验收会议是对项目成果的展示与讨论，时间安排一般要做到紧凑有序。梦否开好项目验收会议，关键取决于前期工作是否做的充分和到位，验收会议所需要的相关材料、会议的形式、项目管理者临场表达也是相当重要的。会议前主要做好以下工作：

1、              编写《验收方案》，做好验收计划及验收步骤的安排；

2、              验收需要的基础资料，主要包括招标书、投标书、项目合同、有关批复文件、项目总体计划、系统设计说明书（包括概要设计说明书、详细设计说明书、数据库设计说明书等）、实施方案等；

3、              验收需要的工程竣工资料，主要包括工程开工报告、工程实施报告，工程阶段报告、测试报告、用户使用反馈意见、材料清单、操作手册、安装手册、培训教程及培训签到表和培训反馈意见、售后服务等。

四、         项目管理者做好验收组提问工作。

项目验收会议是决定项目管理成功与否的关键环节，俗话说“不打没有准备的仗”，项目管理者要充分利用有效的时间做好项目验收会议的准备工作。