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人人都是项目经理,但不是每个人都能管好项目......

你低下头看了一眼手机日历里的会议提醒通知,突然间才想起来今天下午2点要和你的老板过一遍客户的材料,现在已经下午1点了。

材料还没有准备好,于是你打开邮箱快速的通过关键字进行搜索,看哪些材料是最新的版本,然后挨个打电话通知相关人员发送最新的材料,你花了45分钟时间对材料进行归档、编辑,尝试对每个需求进行反馈,直到 ...

...你的老板把会议推迟到了明天。

人人都是项目经理,但不是每个人都能管好项目...

这个场景是不是看起来很熟悉?不论你是否相信,你就是一个项目经理的角色。

你要和其他人进行沟通,把所有的碎块化的工作汇总,通过管理去把它们拼成你想要的样子。

海外调查机构对1464名管理工作者进行调查,发现有94%的人反馈进行日常的项目管理工作,但是仅有47%的人有“项目经理”的头衔或工作描述。这表明项目管理已经成为你工作中的一部分,不论你的正式工作是什么。

只有44%的人对公司中的管理流程满意,59%的人是通过邮件主题来保存不同的项目信息,而并不是将文档集中保存在同一个地方。

有41%的人反馈他们用不同的方式或平台来跟踪项目,这样会给项目带来不可预知的风险,如重要信息的缺失,无法确定任务的优先级,对目标的达成无法进行预测。

然而,随着项目管理在日常工作中的运用越来越多,缺乏标准的项目管理培训导致越来越多的人在项目管理方面的失败。没有正确的流程去处理不同团队的项目,那么就会出现:会议被取消,项目不断的延期,交付压力越来越大,甚至以项目最终死亡而告终......

那么回过头来看看你名片上的职务头衔,或者邮件上的个人签名,你是销售经理?投资顾问?还是一个律师......

或许你应该还要加上一个称呼:项目经理。

这可能不是你职务的一部分,你甚至很难在你的岗位描述中找到类似的话,但是我敢肯定,项目管理几乎以某种形式和和其它每一个被人所知的专业一样无时无刻的存在着。

如果你意识不到这一点,那么在专业的项目经理看来,你已经错过了很多重要的东西!

什么是项目?

不论你翻开哪本参考书或者字典,“项目”的定义总是和下面的描述分不开:需要通过个人或团队制定计划来实现目标。

这个定义非常广泛,也就是意味着项目也是广泛存在的,从以上的定义来看,“计划”是关键字,如果某件事你需要去做计划,那这就是一个项目。

为进一步澄清这个定义,特别是在商业领域中,项目往往涉及到一系列任务的集合,这些任务在你正常的工作范围之内的,而且是你以前没有做过的,这些任务你无法通过一个人来完成。

一般情况下,一想到“项目”,你可能想到一些很大型的场景,如:

  • 研发一个新产品和服务解决方案

  • 更新一套IT系统

  • 构建一个新的营销策略

  • 招投标

实际上,许多小的活动也可以称为“项目”:

  • 准备一场内部的培训和提交一些材料

  • 准备写一封正式的邮件

  • 寻找一家新的供应商(原来的供应商不满足要求)

  • 优化工作流程


那为什么做这些事情的人没有被称为项目经理呢?很明显,有的人只是想参与一个项目,但并不想给自己安上一个项目经理的头衔,如果每个人都被称为项目经理,那么往往就会出现“我以为这件事情是他做的。”这种情况,就像一个厨房里有太多的大厨,并不意味着就能够完成一顿好的晚宴,心理学上称为“责任扩散”现象。

进行必要的简化,提供三种简化项目管理的方法

真正专业的项目经理往往是需要经过正规的培训和实践,他们有一系列的工具和方法来管理项目,而那些在工作中需要接触到的非正式的项目,无需花费正常工作中的大量时间和精力来完成这些培训,而是进行必要的简化来来使得整个项目管理过程变得更加简单和容易。

虽然大型项目的管理方法对你可能没有太大的意义,但是借鉴他们的一些方法可以使你的项目运作的更加流畅,并带来更大的影响力:

1 花点时间做个计划

这是一件非常容易的事情,但很多人往往不重视这一点,经常只是匆匆忙忙的从一个项目跳到另一个项目。从表面上看,做计划似乎是在浪费时间,实际上,没有计划的实施,往往是在浪费你自己的时间和精力,损害到你的项目。换句话说,如果跳过计划这个阶段,你的项目就是一个空中楼阁。

计划要包括项目的内容,达成的目标,项目可以使用的预算、资源和进度计划等一些基本的知识。

2 设定一个完成时间

如果没有设定一个完成时间,那么你的项目将永远在你的待办事项列表的最后面,无处可去。你需要对你的项目进行评估,哪个阶段需要完成哪些事情,这些完成时间需要现实可行。如果你设定的过于激进,由于你的项目需要依赖于其它活动,你可能会过于失望你的设定,同样的,如果设定的过于保守,则可能完全错过了项目完成后带来的收益。

因此,你需要通过项目完成的进度情况来进行评估,看看还有多少需要完成的工作,是否需要减少工作范围,是否需要额外的资源等等。

3 定期沟通

在项目交付过程中遇到问题时,最安全可靠的处理方式就是定期沟通。通过会议、电子邮件,甚至你直接去找到你的同事进行面对面的沟通,通过不同的方式来确保不会遗漏掉你需要的重要信息。定期沟通需要知会到项目的每一个人,甚至是那些对项目不满意的人,因为他们有可能会阻止项目的完成。

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人人都是项目经理,但不是每个人都能管好项目...

项目经理世界 发表于 2016-12-10 4:32:06 阅读全文 | 回复(0) | 引用通告 | 编辑 | 收藏该日志

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