2014-11-5 18:00:30
项目收尾三大失误ERP验收功亏一篑

  在经过没日没夜的疯狂加班后,历时一年多的ERP实施终于上线,就等项目最后验收了。作为一个软件厂商的实施顾问,我忍不住想放声大笑,毕竟这一年里经历了太多的辛酸和泪水。但当向客户方领导申请项目验收时,我当场呆住了。天啊,如果要一项一项地对照实施合同的话,根本就不可能验收通过。而且,客户提出的许多实施资料我们也没有收集和准备好。

  如果把ERP实施比作一盘围棋,项目收尾就是到了胜负关键的时刻,一不小心就有可能前功尽弃、满盘皆输。在ERP实施中,项目收尾往往不被大家所重视。有时是因为项目任务繁重,项目组为了按时完成任务正忙于埋头赶工;有时是项目经理干脆就把该项工作给忽略了。事实上,ERP项目收尾工作和流程重组、需求调研一样重要。这项工作不但直接关系到ERP系统日后的维护,更重要的是关系到项目能否顺利验收和收到项目结算款。这里与大家分享我在本次项目中轻视项目收尾,ERP验收功亏一篑的惨痛经历。

  ERP项目收尾的三大失误

  (1)最大失误:没有明确项目收尾负责人

  在向客户方领导申请验收被拒绝后,我特意向公司资深实施经理请教应要如何善后。这位前辈告诉我,在他曾经参与的几个项目中,在收尾的时候都设置了资深收尾主管来专门负责项目收尾,但还是经常出现项目验收拖延。收尾之难,可见一斑。收尾工作本来就是复杂和千头万绪的,加上临近项目结束人心浮动, 同时还牵涉到项目结算款,扯皮事儿特多,双方矛盾日渐突出,远没有实施过程中的那种协同配合的热络劲儿。总而言之,如果对项目收尾工作不重视,就会因为合同只差少许事情没有做好而不能验收通过,使到结算款收不到,这对ERP实施来说是一件大事情。

  (2)失误二:没有重视阶段性成果收尾

  虽然说是项目收尾,但收的全是以前的活。所以,项目收尾工作本身的技巧也很重要。我在本次项目实施过程中犯的一个失误是:没有重视阶段性成果收尾。由于收尾工作的特点是复杂和千头万绪,当没有重视阶段性成果收尾时,就会不能及时的把项目文档整理、验收和归档。原因是一个项目阶段的工作刚完成时,项目组成员都保留着最新的阶段记录,如阶段文档或最新的文档版本,这个时候收集起来是非常容易的。时间久了,随着人员的变动或者项目的需求变更,有些项目成员可能离开了项目组,那时再去收集他们保存的文档资料就非常困难了,甚至有些记录永远也找不到了。例如,本次客户方项目经理就换了几任。

  事实上,只有阶段性成果收尾提供的数据信息越真实、越准确,才能保证在项目最终收尾时客观评定项目的绩效,总结的经验教训和文档资料才有真正的价值。因此,作为一个好的项目经理,一定要学会收集、整理和保存阶段性项目记录。千万不要把它当作可有可无的事情,或假手于人希望别人会收集和保管好资料。简单的说,作为一个好的项目经理,一定要重视进度中的阶段性里程碑成果,提前做好项目阶段性工作的收尾工作。阶段性收尾工作是保证项目成功的重要管理手段,它和项目的其他工作一样,应该要纳入项目计划中并认真执行、落实。

  (3)失误三:没有制定规范的收尾工作制度

  项目收尾是一个琐碎、重复的工作,必须要制定规范的收尾制度来保驾护航。项目收尾制度必须是严密无情的,这样才能确保该收上来的信息、数据、文档等能及时的收上来。制定规范的管理收尾制度是项目经理经常忽略的过程,许多人认为开会时要求大家提交和整理好资料就行了。事实上,项目收尾规范化制度是很关键的,因为不能总是依靠项目组成员的自觉性来保证各项需提交的资料不拖延到项目完成后才着手整理,同时还要保证重要的资料不丢失。所以,制定规范化的制度来保证项目收尾文档的顺利提交,对于项目的延续性是有很重要的意义。因为以后如果找不到相关文档,还不是一样要找项目经理的茬。我在本次项目犯的第三个失误,就是没有制定规范化的收尾制度。

  什么是ERP项目收尾?

  根据美国项目管理协会(PMI)的概念,项目收尾包括合同收尾和管理收尾两部分。合同收尾就是根据合同一项一项的核对,是否完成了合同所有的要求,是否可以把项目结束掉,也就是我们通常所讲的项目验收。具体来说,ERP合同收尾是指了结ERP合同并结清帐目,包括解决所有尚未了结的事项。合同收尾需要对整个ERP项目过程进行系统地审查,找出合同上签订的事项是否已经完成任务。但实际上,象众多的项目收尾一样,ERP合同收尾是最容易产生问题的时候,而且往往是最让人头痛的事情。比如说,ERP销售人员在并不清楚项目的具体细节和难度的时候所许诺的事情根本就是一个泥潭,还有由于用户需求不明确造成的不断变更需求,从而使到实际情况与合同不相符等。

  管理收尾是指涉及对ERP项目验收正式化而进行的项目资料的移交和归档。具体包括ERP实施期间的所有项目文档整理和归档,同时还要求所有的项目成员一起来把经验教训、实施心得写成总结,方便日后运维工作。因为收尾的作用不仅是对客户方有一个正式的交代,还有一个重要职能是对项目整个过程中的经验教训予以提炼,形成企业的知识财富。在ERP实施过程中,知识往往是隐含、散落在各个群体之中,因此将员工的隐性知识转化为公司的显性知识就非常重要。同时,管理收尾也是收集、整理、保存项目记录最好的时机。总之,管理收尾做得是否好对日后ERP系统运维有重大意义。管理收尾文档资料越丰富,就越能形成适合企业自身的成熟的管理模式。

  高效ERP项目收尾的策略

  ERP项目的实施一般包括六个阶段,即项目选型、培训、业务流程重组、基础数据整理、试点运行和上线切换等。但在ERP系统上线切换后,紧接着还有一项重要的工作,就是项目的收尾验收。因此,项目负责人在项目快结束的时候,必须把目光转向重点关注项目收尾工作。在这里,与大家分享我在本次ERP项目的收尾经验和总结:

  (1)领导大力支持能为顺利收尾保驾护航

  ERP项目验收看似简单,事实上却是一项非常复杂的工作,必须要引起双方"一把手"领导和项目组成员的高度重视,千万不能敷衍了事。因为成功的ERP项目收尾能保证项目顺利通过验收、项目结算款顺利收到、并和客户保持良好的关系。所以,项目收尾的成功要求项目经理机智地协调收尾工作中的人物关系,但因为实施活动只是整个项目生态范围环境中的一部分,许多对项目的影响因素不是为项目经理所控制的。因此,在收尾工作如客户款项收取、合同结束会谈、客户关系出现危机等许多场合下都需要双方公司高层领导的支持和参与,只有在一个双方公司领导很重视的环境下,ERP项目收尾工作才会是更为出色和顺利的完成。

  (2)明确专人负责、强调项目收尾制度化

  实施ERP项目的人都有一个共识,就是ERP项目的开始和收尾是最难干的活。尤其是项目收尾,纷繁复杂是个擦屁股的活,忙了半天看不出成绩,还要受到领导的埋怨。在这种情况下,专人负责和强调项目收尾制度化的强力支持就显得非常重要了。因此,收尾必须指定专人负责。此人直接对项目经理负责,辅以各个部门中项目工作时间较长、熟悉情况者组成一个精干的内部验收和资料归档小组,具体负责针对合同条款一一内部自行先验收,及时补救、完善和整理归档工作。也就是说,收尾要特别强调计划,这个计划应该由负责收尾的人根据实施实际情况,结合合同条款拟定初稿,然后经由项目经理主持。为保证收尾计划的顺利执行,最好要有一个例会制度,各方定期审查进度,及时解决存在的合同要求问题。

  (3)整理和收集好详细的实施活动文档

  管理资料收尾是项目经理经常忽略的过程。把项目实施文档整理归档,对于项目的延续性是有很重要的意义的。因为在ERP项目实施过程中,企业会根据企业自身情况结合ERP软件流程建立标准流程与标准作业规范,并对系统进行参数设置,这些文件都是日后企业进行ERP系统运维的参考文件。所以在项目接近尾声的时候,项目负责人要根据企业的实施情况把对应的作业规范整理成册,以备后续的查询、培训之用。另外,在ERP项目实施过程中难免会对ERP系统进行二次开发。对于二次开发的相关资料,在项目收尾时也要注意收集。这些资料无论是对日后的ERP系统运维,还是以后若发现二次开发有问题,也能清楚的知道二次开发的来龙去脉。同时还要收集好二次开发的测试文档,这些测试文档对以后系统的维护也是非常重要的。

  (4)明确收尾阶段需求变更的处理方法

  当ERP项目要收尾验收了,但客户的需求还在变化该怎么办呢?如果任由客户需求老是在变,ERP项目验收就会遥遥无期。因此,实施顾问要主动取得客户的理解,对其不甚合理的需求变更作出解释,争取验收谈判和开发上的主动性。不能一味的答应客户无理的需求,否则很可能会陷入反复变更的泥潭而不得脱身。例如,可以尽量与客户沟通,争取把某些功能放在下一个版本中去实现,先把本次项目进行验收和收尾是关键所在。

  总之,充分准备就是要有水到渠成的感觉,所有的问题都要在项目收尾和验收前解决掉。真正到ERP项目验收时只是个形式,签字就行了。因此,一定要重视并做好项目收尾工作,千万不要把它当作可有可无的事情。只有做到这一点,才能为ERP实施项目真正画上一个圆满的句号。

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