公司与供应商的往来、公司与银行的交割、公司与员工的内部计算，在传统的财务报销方式中都是基于纸质进行的，依赖大量的纸面单据和手工签字。这种日常运作方式代表传统的财务管理观念和模式，使得财务管理在空间上限于一地，在时间上无法实时进行，工作效率也处在较低的水平，而且工作量大。这种方式已越来越不能适应公司高速发展。以纸化报销单为介质的传统费用报销模式日益暴露出的成本高、效率低、意见多、矛盾大等问题。

公司的内部管理流程设置，将公司人、财、物、资金四大链条紧密相连，各部门能相互协作，达成公司发展的远景目标，起核心作用的是员工，培育并拥有一批忠诚度高的核心员工是许多公司人力资源部门的工作重心。

内部管理流程设置的合理与否，间接地影响员工工作积极性，直接影响公司各部门协调管理效率，如何使公司运作高效能、高向心力、高节能性，是我们作为管理层应该认真思考的问题，也是公司达成远景目标必须追求的运作模式。

项目实施团队对该公司内部费用管理流程和规范进行全面的梳理和优化，结合友为软件自主开发的工作流管理工具，将标准化的报销审批流程成功固化到报销系统，百余种费用类型的申请和报销均可以全程、实时监控。

通过事前申请、报销关联的报销模式，解决了其一直以来对差旅费、应酬费、市场推广费监控难的问题。在友为财务共享服务中心系统中，差旅费、应酬费和市场推广费必须在事前进行预算申请，审批通过后才能将进行报销操作，申请单据直接转为报销单，报销单中既有关联的申请明细又有费用实际发生明细，审批人可以直观对比，并快速进行相应的审批动作。此外，因为应酬费用和市场推广费均细分成多个费用科目，分属不同审批流程，系统配置多种不同模版供员工选择使用，单据提交后将自动按相应的流程运转，避免出现管理混乱。通过网络费用报销模式，既可以保留传统纸质报销的流程优势，又能实现单据电子化，不仅提高流转效率、避免丢单，而且领导可以更加便捷地审批单据，与单据相关的明细资料尽在掌握，为审批决策提供有力支持。从财务部门的反馈看，部署友为财务共享服务中心系统后，公司内部费用数据的准确性和及时性均提高到99%。各种类型的报表制作时间大大缩减，从以往按月或季度出一次报表，缩短到现在的随时生成实时报表，财务人员无需再为赶制报表而加班加点。

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