现代企业的招采挑战及解决方法

招采正日益成为企业降低成本和提高效率的战略性职能。在招采过程中，负责合同管理、风险缓解和供应商关系管理的招采部门每天都要面临各种各样的挑战。本文将聚焦招采团队面临的主要挑战以及如何通过优化招采流程克服这些挑战的方法。 企业在实施招采过程中遇到的主要挑战及解决方法： 1、 供应链透明度不够 供应链可见性是达到法规要求和降低风险的重要工具。根据德勤（Deloitte）的全球CPO调查报告显示，65%的招采专业人员看不到一线供应商以外的内容。利用技术可以帮助招采人员提高交付价值、降低成本，同时实现可视化的供应链管理。 企业可使用电子招采系统，如8MSaaS SPM，建立科学高效的供应商选择与管理体系，提高整个供应链的可见性。系统实时更新供应链情况，在需要重新订货或货物严重短缺的紧急情况下，相关工作流会自动添加。成功的供应商合同都是用经过法律审查的样板文件条款创建的，使审查和批准变得容易。 2、 风险管理不足 招采流程面临的供应链风险包括管理独家供应商合同、市场风险（产品可用性、价格波动性）、潜在欺诈（盗窃或发票欺诈）、成本、质量、交付风险、异常支出，以及处理合规风险，比如政策依从性、反腐败问题。 招采人员必须找出最佳供应商，确保稳定且高质量地交付商品与服务，还必须持续监控供应商，确保所有交付需求和交付标准得到满足。风险缓解是招采职能中的关键问题，常常受到忽视，所有这些风险对盈亏底线产生重大影响。 通过集中、高效、透明的数据和供应商管理，这些风险能够得到最好地控制。8MSaaS SPM支持职责分离及电子留痕，并提供欺诈侦查功能，帮助企业追踪采购过程中是否有潜在的欺诈成分，减少相关负责人在询价、招标过程中的不诚实操作的机率。系统的防欺诈防腐败机制有效帮助招采部门降低风险，缩短处理时间，简化招采到付款的周期，以及更好地管理供应商关系。 3、 支出不受控制 支出不受控制是招采人员面临的最严峻挑战之一。意外订单、紧急订单、在公司既定招采程序外（从销售额外物品的供应商处）开展的招采都属于引发收入和控制损失的间接支出。采购的这些商品不能随时记入财务记录和存货记录，使得招采策略、部门预算、存货管理和财务审计复杂化。 根据相关报告显示，39%的企业认为加强间接支出控制非常重要。发挥企业支出控制的唯一方法是借助数据实现可见性。对企业来说，获取供应链的实时数据非常重要。 为确保所有支出类别得到尽可能有效的管理，支出管理自动化是招采部门能够采取的最佳措施。8MSaaS SPM采购管理系统支持端到端招采到付款解决方案，有助于招采专业人士控制间接支出。系统能够追踪复杂的定价体系，并准确显示不必要支出发生在哪里。由于所有交易都在同一个系统中进行，使跟踪和确保员工遵守企业招采策略成为可能。 4、数据不准确 在招采流程走向自动化的过程中，需要许多独立平台和程序来管理这个过程，但这些程序没有相互关联，因此数据输入大多需要手工完成，这就容易导致人为错误。由于数据不准确且不可靠，企业无法做出合理的招采决策，这可能导致库存过多、库存短缺、审批工作流停滞不前，或带来其他可能直接影响企业盈亏的招采问题。 8MSaaS SPM可实时储存、快速更新企业的采购数据信息，并通过智能分析机制及统一数据库，保证所有数据实时精准传递，使数据保持精细化、真实性及一致性。另外，企业通过8MSaaS SPM能够实时打通企业客户、项目、供应商及采购相关业务数据，确保各业务数据的实时连通性，实现多方业务直通，一个系统即可处理多方业务数据问题。 5、供应商不遵守合同 招采的另一个挑战是供应商遵守合同。企业有这么多不同的供应商，很难核查供应商是否正在履行他们的义务。8MSaaS SPM帮助企业制定关键绩效指标，记录供应商的绩效细节，方便核查供应商是否达到预期，以及是否符合合同条款。 在8MSaaS SPM的招采模块中，自动跟踪所有与供应商的关键沟通和承诺记录，供应商、供应商合同和条款的基本信息显示得明明白白，方便企业跟踪从订货到验收付款的整个过程。通过建立基于KPI结果的奖惩机制，加强企业及其供应商的承诺意识等等，通过企业整体供应链优化，实现成本效益最大化。 结 语 招采部门可以借助正确的工具和技术克服最严峻的挑战。招采流程自动化将招采人员从低价值的任务中解放出来，让他们能够专注于战略问题。有了8MSaaS SPM，使招采流程自动化，手动流程将遭到淘汰，人为错误将大大减少，整体招采效率得到提升。

sddy008 发表于 2020/8/21 10:12:04 阅读全文 | 回复(0) | 引用通告 | 编辑 | 收藏该日志

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