多年从事技术改造项目的管理工作,积累了一定的经验,也碰到过不少的挫折,谈一些自己的体会,不妥之处望各位同行不吝赐教。
一、 对于每一个项目,必须将项目的范围、目标明确定下来
作为项目管理者,首先要对所管理的项目的范围界定清楚、目标制定明确。只有范围清除、目标明确的项目,才能保证项目的投资、进度、质量良好地受控。
在多年管理项目的过程中,有时也会碰到半路接手某个项目的情况。这时,首先要整理、分析项目的现状,将项目的范围、目标理清。碰到范围模糊、目标缺乏明确数据可衡量的情况,就必须与各项目关系人(项目单位、设计方、设备供货方、施工方等等)进行充分的沟通协商,将项目范围界定清楚,将项目目标变成可衡量的明确值。在此基础上,项目才能有效地得到管理,项目才能良好地运作。
二、 项目管理者要成为项目沟通的枢纽
每个项目管理者都能明白,在项目管理中,沟通的重要性。而项目管理者是确保项目关系人(用户、设计方、供货方、施工方等等)之间进行真正有效沟通的中心。
1、 作为项目管理者,要经常地与各项目关系人进行联络,经常性地了解每个关系人的工作状况、需求状况、沟通各方面的信息,及时协调解决各关系人提出的问题。
2、 及时(或定期)将项目的进展情况向项目主管领导及项目单位通报,使项目主管领导以及用户单位能够及时地、充分地了解项目的进展情况、存在的问题等等。得到项目单位良好的配合以及上级主管领导的有力支持,是项目顺利完成的良好基础。
3、 经常性(或定期)地召开项目协调会、推进会。利用会议的形式进行沟通是一个比较正式的沟通方式,一般都会形成会议纪要。通过推进会、协调会,有关各方面的责任者、项目关系人参加,在会议上通报项目情况,提出需要协调解决的问题并讨论决定解决的方案,落实责任者、解决时间。许多项目实施过程中出现的问题,都是通过会议协调解决的,因此,必要的会议是解决问题的好方法。
三、 项目管理者要善于将明确的项目目标与灵活的工作方式有机结合
无论项目大小,项目管理者都应有明确的项目目标,了解项目的时间与资源。项目管理者的任务就是在时间与资源约束下最终完成项目的目标。
虽然目标是明确的,但是项目管理者的工作要具有充分的灵活性。要根据项目的性质、目标,灵活运用自己的经验与技能,善于变通,最大限度地利用时间与调用资源。才能更好地管理项目。所以,每个成功的项目,都和明确的目标与灵活的工作方式相结合分不开的。项目管理者应通过各类项目的管理推进,不断积累经验,提高自己应对各类问题的能力。