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用这几个方法,拒绝项目无休止的加班

  作为项目经理在实际交付中经常出现的一个痛点就是:项目管理人员经常需要面对超负荷的工作,无休无止的进行加班才能完成每天的工作任务,而且不知道这种局面什么时候才能改变。

  同时,作为项目经理,不想被其他人看到说没有在加班显示其“不饱满”工作量的一面。所以他们试着想要做的更多更快,这样才能让项目的利益相关者满意。

  实际的结果是,任务和邮件堆积如山,项目经理没有足够的时间和利益相关者进行正常的沟通以及规划项目。在项目的实施过程中,总是在不断的进行救火,最终项目的结局可想而知。

  如果你恰好也在读这篇文章,那么试试下面这些招数,说不定可以扭转你当前的局面,并控制住你的工作量。如果想要达成这样的效果,做出这种改变,需要自身的努力,并且首先就需要反省下自己的工作模式,甚至自己的一些根深蒂固的观念。

  1.寻求帮助

  导致你存在过度工作的原因之一是因为你以为寻求帮助是一个弱者的表现,或担心被别人认为是一个无能的人。你甚至可能会感觉到,它严重的反映了你是否在推脱工作或者说不敢承担责任的情形。

  但是要承担更多的工作,你不仅让自己陷进去,而且对你的客户而言,超负荷的工作意味着你无法尽最大的努力去应对当前的项目。

  优秀的项目经理找到每个项目的重点,然后集中进行处理来得到想要的结果。与其你担心把寻求帮助当成自己的弱点,不如理解成寻求帮助是因为你真的想让自己以及自己的项目站起来。

  “帮助”可以有多种形式,如你可以向你的老板或者同时征求意见和想法,看还有哪些资源可以利用。如果你不知道如何向前迈进,那么记住,让你的老板或经理引导你,并提供支持,这是他们应该做的工作。

  2.优先考虑重要紧急的事情

  打破不停的在项目上救火的恶性循环,你需要考虑事情的轻重缓急。关键在于每一天处理一个重要的任务,并确保完成这个任务。

  最好的方法是每天早上留出90分钟的时间来做一些扎实的工作,不要利用这个时间来回答电子邮件和处理一些小的项目工作。

  这些重要紧急的战略性的工作才是你需要重点关注的,比如处理商务问题、制定未来的发展计划、审查项目风险,或者后退一步去看你的项目,或者去完成你一直认为较为困难的而始终没有去做的一次会议。

  想象一下,当你的头脑始终在这90分钟内保持清醒和警觉性的时候,你是如何快速提升你的生产力并获得你想要的结果的。

  3.授权委托

  这是另一个重大的方式可以用来扭转当前的局面,减轻你的工作量。要么是成立一个项目管理委员会或者授权给现有的项目团队成员,这种方式立竿见影,让你专注于项目的最重要事务。

  管理好项目扩大和增长的唯一途径就是授权委托,如果做的正确,它会不断的让你的团队成员参与进来,项目成员可以帮助完成一些低级别的任务,如时间审批表、财务跟踪、周报,甚至管理工作流程。

  授权委托是一项重要的工作,但却不是必不可少必须要做的。如果需要增加额外的人,你需要向你的领导解释,这样会提现你更大的价值。

  当你开始授权委托时,恰当的使用80/20法则,了解你的最高价值的任务是什么,即哪些20的活动达成项目80%的结果,你只需要关注这些20%的活动,然后考虑如何授权委托剩下的80%的活动。

  4.做好协作计划

  许多项目经理不委托或者是因为他们觉得已经没有人可以委托,又或者是因为他们内心深处认为,他们必须知道自己做的这一切。例如,有些人可能已经被教导说,这是项目经理自己的事情。

  但是通过协作是让团队共同努力和提升责任分担意识的好方法。所有的事情都自己去做会让你筋疲力竭、效率低下并和你的团队脱节。

  所以,考虑如何利用他人并灵活的应用项目管理工具足以让你的团队协作工作,并在执行过程中,分担相应的责任。

  5.分享问题

  最后,建议你找一个可以经常交谈的人,通过分享不至于让你无法承受工作的压力导致项目失败。

  如果你不喜欢你的领导,那么可以找一个值得信赖的同事或导师,如果你想更加深入的去解决问题,那么找一个专业教练来支持你。不管你做什么,不要忽略这种情况,这是能够让你重新找到优势掌控项目的机会。做到了这几点,就不会在无休止的加班。

zfm12 发表于 2019-5-30 11:16:27 阅读全文 | 回复(0) | 引用通告 | 编辑 | 收藏该日志

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