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职场上怎样的沟通最有效?

  沟通是人与人之间意识的流通,虽然每天都在进行,但要做得好并不容易,因为沟通不良所造成的摩擦或是冲突,天天、处处可见。

  职场里,我们与他人的沟通是否顺畅、感觉是否愉快,直接影响我们在工作上的表现与成果。我们的人际关系,也要仰赖好的沟通技巧才能得以维系。

  什么才是“好的沟通”

  一个人必须具备强大的思考能力和清晰的表达逻辑,才能驾驭语言,精准地表达自己。

  大家都喜欢“言之有物”的人,所谓“言之有物”,并不是指说话人夸夸其谈,而是指一个人能以清晰易懂的方式传达自己的丰富见解,同时还要使听者能理解说话人想要传达的内容。

  说的人说得清楚,讲得明白,听的人听得懂没误解,如此才算完成了一个有效率的“沟通”。

  简单地说,“好的沟通”包含双方经过表达、倾听、观察、解读、准确分析信息并及时回馈意见。也就是说,“沟通”是双方“动态传递与接收信息”的过程。

  一个铜板打不响,沟通不顺畅或是误会,绝不是单方面造成的。沟通的双方要共同承担沟通结果及质量是否优良的责任。只有通过良性的互动,双方才能争取达成原定的沟通成果。

  我在职场上经历过的沟通挑战或困扰,多数与内部的同事和主管相关,很大的原因来自与内部人说话时,由于彼此较熟识,心神容易松散,有时会不自觉地跳脱逻辑讲话,忽略沟通的完整流程。

  这一疏忽,忘了及时回馈,就可能大大削减沟通的效果。在与外部人(例如客户)沟通时,由于警觉度提高,沟通时反而会更关注自己表达的完整性。

  职场上最常见的沟通困扰

  记得刚入职场时,最常发生的沟通困扰,就是发现主管有了新想法,我心里纳闷儿:“先前根本没说过要这样安排啊!”结果主管点评:“没有事情是主管没说的,只有你没问的。”

  譬如,负责联系一个商务餐会,客户方有三人参加,但公司除了主管,会不会有其他同事同往,这应该是主管告诉你还是由你主动发问?主管事务繁忙,当然是你应该设想,并且提问确认。

  后来做了几年事,有了些经验,开始懂得把意见与主管再核实一下。偶尔有些疏忽,主管点评:“没有事情是主管听错或理解错的,只有你没说清楚的。”

  譬如,负责完成一件招标说明书,其中有些法规风险,需要内部先行确认。结果,主管给客户汇报时,才惊觉自己忘记和公司法务同人先确认。你说这是谁的责任?是主管忘了提醒你,还是你认为主管能顶住客户的提问,不关你的事?

  跟主管有不错的默契了,以为自己可以掌握主管对事情发展风向的判断。结果主管说:“没有事情是你可以自己以为的,只有你忘记确认的。”

  情境是主管对某一家客户的态度不友善,说过不想与他们做生意,于是你就不再跟进了解这家客户的商机潜力。

  有一天,主管听说这家客户被竞争对手抢到大订单,你却说:“我以为我们不跟他做生意呢!”你说谁对呢?是你自己推论主管的一句闲话,还是你没把一家大的潜力客户在市场的活动信息及时提供给主管,以便调整更好的商业决策呢?即使你有一定的把握,多问一句总无妨,对吧?

  即便认为主管不会调整意见,但在已知市场有重要资讯改变的时候,应该向主管汇报。

  掌握沟通原则,走完沟通流程

  透过这几个例子,大家应当明白作为部属与主管沟通,不是件容易的事。这些情境都是职场经常发生的,其原因主要是我们与对方相对熟悉,让我们很容易忽略或是简化了“沟通”的细致步骤。

  所以,要尽量依照“沟通”的完整流程走,才可以减少各说各话、各做各的、糊涂错听、误解不休,甚至心口不一的诸般情境。

  由此得到几个职场上沟通的原则:

  (1)反复校准,确保信息的真实意义能够精准传达

  说的人不仅要说清楚,还要询问对方是不是听得清楚。听的人不仅要仔细听,也要确认自己听的与说的人的本意是否相同。这道程序不能省,也不要担心对方嫌你麻烦。

  (2)不要随便臆测

  公事上,在还没认知事情全貌之前,不要随便推论臆测,或是过早下判断,避免误己、误人、误公事!这是初入职场的人士容易犯的毛病。在查证一件事情的过程中,不要随便听到某人的说话就当作是自己的判断。

  心中只要出现疑问,就应该反复查证,或者向主管提出疑点。部属的工作是帮助主管做出最好的决策,不是误导主管的判断,就算没有恶意,也要谨慎。

  (3)向主管报告或与同事讨论时,最好专注在描述自己所知的事实上

  即使对特定内容有自己的观点,也建议等到主管问起任务相关信息时,再阐述个人观点,避免任性发挥议题外的个人意见。我刚入职场时,曾因急于表现,把查知的事实与自己的论点搅和在一起,汇报给主管与同人,在沟通中也未清楚说明,以致团队信息传递时造成混乱。

  正确的做法,是把“已知事实”与“个人意见”分开表述,才能清晰论理,供主管参考以做出优质判断。

  举个例子,主管听说办公室里有同事争论,问你发生什么事。此时,你的主要任务是描述事情发生的经过,不要轻易乱下评论,因为你不是当事人,不容易从表面的情境中,探查当事人沟通问题的症结是什么。

  沟通中错的机会实在太多,当事人就是因为双方搞不清楚才会起争执,局外人若真想帮助厘清,得先花点时间让大家冷静下来,然后好好循着沟通的流程走一遭。

  等到事情都清楚,或许大家的气也就消了!你作为旁观者,须注意不要添乱,不然很容易成为办公室里的“是非人”,那就违背初衷了。

  “关系角度”与“内容角度”会影响沟通结果

  所有沟通时传递的信息都蕴含说话人的“关系角度”与“内容角度”。沟通双方彼此之间的关系,会影响沟通的结果与成效,这就是沟通流程中定调“关系角度”的重要性。

  而每个人因背景、习惯不同,对个别人或事物也会有既定的“内容角度”。我来分享一则小故事,以增强大家对“关系角度”影响“内容角度”的印象。

  我小时候家里状况不好,和两个妹妹念小学时,因买不起学校指定的塑料书包,于是做裁缝的母亲用客人不用的剩余布料为我们做书包。由于和学校规定的款式不同,我们上学时担心受老师责备和同学耻笑,备感压力。

  母亲很快便发现异状,为此亲自到学校向校长解释,请求特别宽容,允许我们用自家的书包。我对母亲的作为感到忐忑不安,生怕姊妹三人在学校遭受欺凌。

  所幸,校长与老师们沟通后,在升旗典礼上宣布我们三个清贫学生,可以使用母亲的爱心书包,并规定同学不可私下评论。从此,我们才放心去上学。

  纪念小学毕业40 年的同学会上,有位同学提起这事,说她好羡慕我在当时那么严格的校规下,背着特别款式、上面有漂亮蝴蝶结的书包。

  言下之意,这位同学当时的认知是,我家必是非富即贵,才能获此礼遇。而实际情况正好相反,我们当时连学校的书包都买不起!

  这个故事提醒了我,面对同一问题,真相是什么?眼见的又是什么?尚未探究出事情的本质前,认知可能与现实相距甚远。

  其实,我根本不愿谈起书包这段往事,那位同学却用她的想象力为这事增添了浪漫色彩。

  但办公室里的认知差异,可能就不会这么幸运了。办公室里许多让自己感到委屈的情境,说穿了大都是由于“认知差异”带来的沟通不畅所致。

  不同的“关系角度”左右沟通的“内容角度”,会影响沟通结果。直白地说,你用什么身份说话,对方用什么身份听取,直接影响双方沟通的效果。

  毕竟,双方表达意见时,每个人都是以自己的“身份立场”决定“说话的出发点”。

  沟通过程中要随时注意调整角度

  我们在表达时习惯从自己的“内容角度”出发,问题是,绝大多数人由于沟通习惯不同,以至于经常在互动时与对方选取的“内容角度”不同。若不经由回馈加以调整,话说得越多,双方的距离可能越远,越觉得与对方有“鸡同鸭讲”的感觉。

  因此,沟通中一旦发现对方脱轨,最好耐心地微调自己的表达方式,再试着校准,努力缩小认知上的差异。

  沟通产生误解后,如果双方愿意平心静气地修补关系,那么,在说明自己沟通中的误会时,可能会说:“喔,我以为……

  这“我以为”其实正是误导自己,导致双方认知产生歧异的主因。若能在最后多补充一句:“下次我们这样做好不好?”便可以增强双方信任,补救彼此关系。

  你可能发现有些人老喜欢“翻旧账”。其实,这是因为前几回沟通上的歧见还没消除,不顺畅的心结让对方在心理上依然处于对峙状态,导致“旧账”始终浮现于脑海。这是人际关系里常见的矛盾,在工作关系中应该特别谨慎。

  尤其对敏感的话题,沟通时对信息的交换,更该给予更多的耐心加以确认,否则最终双方都要付出很大的代价。

  要知道,有缘分当同事,同在一个公司共事和成长,是件难得的事,那些存心恶意曲解你的人也是极少数的。

  作为职场人士,只要你愿意将心态调整好,沟通上的误解都能消除,人际关系也会因此而保持友善愉快的状态。

  这样在职场上与人互动也能畅通少阻,减少负面情绪,以专注发挥自己的才能。

zfm12 发表于 2017-7-28 16:45:15 阅读全文 | 回复(0) | 引用通告 | 编辑 | 收藏该日志

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