如何组织高效的项目会议

1. 概要

　　项目会议是项目经理沟通项目信息、跟踪项目进展、制定项目计划、形成项目决策、解决项目冲突、进行项目跟踪的有效手段。通过举行项目会议，项目经理可以与项目管理团队、职能部门经理、项目组成员及客户相关干系人进行充分而有效的沟通，从而为集思广益，博采众长，充分听取各方面意见，提高项目团队士气、进行项目决策、解决项目冲突奠定坚实的基础。

　　在软件行业，文山会海似乎是很正常的事，如果不能高效地组织项目会议，不仅不能合理地利用会议的各种功能，反而会带来很多种负面效用。因此，高效项目会议的重要性是不言而喻的。以下就和大家聊一聊，如何组织高效的项目会议。

2. 表象

　　不知道你是否遇到过以下现象，或者应该说是遇到过多少种如下的各种现象：

　　刚收到一封新邮件，说二十分钟后要在XXX会议室开XXX会；

　　一个很重要的会议，你很想参加，却因为有更重要的事情，不得不放弃；

　　会议开了半天，竟不知道会议所云……；

　　会议与你相关的内容不到5分钟，你却不得不等上二小时，会议结束后才能归位；

　　开会时间已过点，所到人员却寥寥无几，会议发起人不得不出去挨个地找人；

　　参会人员已到齐，却因为一个重要参与人员不在，要等上半小时甚至更长时间；

　　会议中，几个人争得不可开交，另几个人却聊起了中午去哪吃饭的事情；

　　会议上，领导讲得兴起，滔滔不绝，眼看就过了吃中饭的时间，无赖他还兴致未尽；

　　会议开到一半，发言人手机响了，于是接了半天的电话，大家等着干着急；

　　原定一个小时的会议，结果三个小时还没结束；

　　会议一开就是好几个小时，却没有任何结果；

　　几个小时时间的会议结束了，会后什么也没留下；

　　会上安排的任务，会后没有人去跟踪和落实；

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　　以上各种表象看似杂乱无章，其实是按会前准备、会中控制和会后跟踪三个过程来整理的。其中前三种现象是由于会前准备不足、中间八种现象是由于上中控制不够、最后二种现象是由于会后没有人跟踪而导致。这样的比重分配也是符合会议各过程相对重要性的分配的。

　　以上各种低效甚至无效会议的表象，不知道你们遇到过多少这样的现象？但悲哀的是，以上情况我统统都遇到过。所以，才发这篇贴子，和大家一起交流如何组织高效的项目会议，以抛砖引玉，引发大家的思考和讨论……

3. 成本

　　我们常常开会，也常常组织会议，但很少有人去关注会议的成本。如果计算出会议的成本给你看看，也许会让你大吃一惊。如果以前没有关注过会议成本话也不要紧，现在来开始关注还不算太迟。那么，我们现在来了解一下会议的成本究竟有多高。

3.1 会议成本组成部分

　　会议成本是由三部份组成的，即会议工时成本、会议直接成本和效益损失成本。其实还有一些其它成本，但不是很高，也无法一一列举，我们姑且不予考虑。会议的成本是如何计算出来的？我们先来了解一下会议成本各组成部分的计算方法，也就知道会议的实际成本了。

3.1.1 会议工时成本

　　会议工时成本：是由于参与人员在参加会议时，占用了工作时间而发生的工时成本。工时成本的计算方法为：会议工时成本=参会人员平均月薪/月工作日/日工作小时数*薪资附加值系数*会议小时数*（参会人数+2）。

　　在给出计算会议工时成本计算公式后，现在要来介绍一下这个公式所用到的参数了。由于“参会人员平均月薪/月工作日/日工作小时数”=参会人员平均小时工资，所以将上公司简化为：会议工时成本=参会人员平均小时工资*薪资附加值系数*会议小时数*（参会人数+2）。

　　IT行业的薪资附加值系数一般为1.5到2左右，因公司的管理水平、福利条件及办公环境和位置等相关因素的不同，这个系数的大小会有一些细小的差异，但相差不会太大。一般不会超过2，但也不太容易小于1.5。其实，这个系数值是每个公司的财务都是知道的，每个老板也都心知肚明的，只是不说出来罢了。

　　最后要解释一下，为什么参会人数还要加上2。原因其实很简单，因为会前的准备和会后写会议纪要等工作至少要花费2个人力的参会时长的相同时间。所以在这个计算方法中，要把参会人数再增加2。

3.1.2 会议直接成本

　　什么是会议直接成本呢？会议直接成本是由于开会时所要用到的会议室场所、投影仪设备、音视频会议设备及其它相关会议设备而发生的成本。

　　会议直接成本计算方法也很简单，就是会议所用到会议室和全部相关设备的成本之和。所以，关于会议直接成本本文不作详细叙述。

3.1.3 效益损失成本

　　效益损失成本是什么？由于参会人员因为要参加会议，而不得不中断原来计划的工作。试想，如果不用参加会议的话，哪这部分参会时间的工作是可以为公司带来效益的，而因要参加会议，这部份工作的收益就因会议而损失掉了，这就是效益损失成本。同时，因为你要参加会议，其他人就暂时找不到你了，因此而带来的损失也要算入会议成本的，为简单起见，我们将这部份成本也算入到效益损失成本中。

　　效益损失成本说说容易，但不好量化，而且计算困难。所以，只能用参数来模来进行估算，虽不能很精确，但也不会偏差太大。最简单的算法是：效益损失成本=相同工时的人工成本*1.5。为什么还要乘1.5呢？很明显，效益损失成本应该大于相同工时的人工成本，对不对？不能的话，老板们挣什么呢？老板们挣的不就是员工的产出与实际工时成本之差么！

3.2 会议成本计算方法

　　在了解以上三个会议成本组成部分的计算方法后，会议成本的计算方法也就出来了，只要将三者的和相加就是会议成本。即：会议成本=会议工时成本+效益损失成本+会议直接成本。将以上的公式合并后，就是会议成本的计算公式了。

　　即：会议成本=参会人员平均小时工资/*新资附加值系数*会议小时数*（参会人数+2）*（1+1.5） +会议直接成本。

3.3 会议成本举例

　　为了很清楚地了解会议成本，我们举一个例子，来算算会议的成本究竟是多少？假设：要组织一个8个人参加的项目会议，会议时长2小时，会议要用到投影设备。人均工时成本为40元/小时（在IT行业，应该差不多吧），薪资附加值系数为1.8，会议室的使用成本为150元每小时，投影的使用成本为100元每小时（如果租过会议室，就知道这个价格并不算贵了）。

　　这样的会议，应该IT行业应该是司空见惯的了吧，好了，按照会议成本计算公式，我们来算一算这个会议的实际成本是多少？

　　会议成本=40*1.8*2*(8+2)*(1+1.5)+(150+100)*2 =4100元。

　　好了，现在我们知道了，开一个由8个人参的2小时的会议，成本竟然要 超过4000元，比想象中的要高出不少吧！