系统上线时间有2个多月了,系统中已经有了16个新合同的数据,如何保证系统数据的准确是我们全公司上下目前最关注的问题。
各个部门的工作内容及要求都对系统应用做了规定,起到了最基础的数据准确保证作用。针对系统特点及公司业务状况,整理出各个控制点。
系统是服务于公司的管理,整个公司管理又是成一个体系的,在这个体系的各个环节都做好把关和控制,并且结合管理制度的执行,做好以下的控制并不是很难。所以,欠缺的不是监控,而是管理体系。
序号 |
控制点 |
控制要点 |
监控岗位 |
备注 |
1 |
基础数据准备及时性 |
根据销售订单进程,及时(提早)准备基础数据。否则会严重影响销售订单操作的进度。 |
业务部门经理、主管 |
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2 |
基础数据准备的准确性 |
基础数据的准确度(例如百分比)要有衡量的标准,并且编制和每一级审核要对准确性负责。 |
业务部门经理、主管、采购主管、信息管理工程师 |
每一个环节可以记录上一环节的错误量。 |
3 |
销售订单 |
销售订单在确认后,及时准确入系统。 |
业务部门经理、主管 |
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4 |
BOM |
BOM准确性:组件、单耗的准确,BOM的按时导入,是否在规定的时间内导入。BOM修改是否按照系统和业务要求及时操作。 |
技术研发、业务员、业务部门经理、主管 |
系统中有BOM的修改记录。 |
5 |
采购订单 |
系统中检查采购订单是否按照需求产生,对于需求外的例外采购要有监控,比如最低批量,异常补料需求等。 |
业务部门经理、主管 |
禁止业务人员不修改BOM直接修改采购订单数量。 |
6 |
采购发票 |
财务负责与供应商开发票的协调,以及发票校验。控制点是入库数量、采购订单数量、需求数量,信息记录的采购价格。为了保证业务都在系统,尤其需要关注审核无采购订单的发票(费用报销)。 |
财务会计 |
关系到公司核算体系的一个关键点。 |
7 |
会计凭证 |
业务操作的会计凭证是自动抛转的,财务会计必须审核所有自动抛转凭证,检查凭证的数据是否准确。同时,要审查凭证的生成时间是否符合业务的进度(比如发货收入的确认等)。 会计编制的总账凭证要有审核机制,目前系统中存在一些人为原因记错的凭证。 |
财务经理、会计主管、财务会计 |
这是核算报表是否准确的关键点,这个环节是最容易出错,也是最能发现错误的。 |
8 |
采购容差收料 |
贸易中心超过采购订单的到料,是做寄售还是非限制库存收料,物流部根据容差操作。容差的设立由业务部经理、主管监控。 |
业务部经理、主管、物流部经理、统计 |
容差设定的规则按公司的管理制度。 |
9 |
库存盘点 |
按公司盘点制度执行 |
财务、物流 |
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10 |
备发料控制 |
按BOM需求备发料,特殊补料(进费用、成本)按照项目讨论流程,必须制定审批流程,同时办理相应单据。 |
财务、物流 |
影响是进成本还是进费用。 |
11 |
生产计划 |
目前需要关注内部工厂生产的成品是否扩充到其他工厂,计划订单、采购订单、生产订单的建立。 |
生产办公室、计划组、IT信息部 |
成品扩充需求,由计划组提出,IT信息部执行。 |
12 |
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