在项目管理过程中,项目会议是一个沟通的有效工具。
然而,很多项目的会议并非是有效的。
无效的会议表现为: 太频繁,没有有效组织,会议未形成决议,会议议程安排不当。导致效率低下,人员疲惫。浪费资源。
我今天经历的是公司的高层会议。各大区总经理,销售总监,技术总监全部出席。
然而整个会议的进行并不能按照会议议程进行,往往被打断,或者引发讨论,没有有效的会议主席引导,原定在某一时间结束的会议往往会拖后几个小时。昨天晚上的会议就进行到了23点左右。
对于一个项目而言,项目经理更应该学习控制好的会议管理,做到有效地会议。
我心目中的合理项目会议应该是;
1。准备会议议程,拟定参加人。
2。通知相关人士会议议程,准备会议后勤工作
3。确认会议准备工作完成。
4。主持好会议进度,注意控制现场气氛。
5。做好会议记录。形成会议纪要。
6。对形成的决议进行跟踪,抄送会议纪要至相关部门和人员。
7。项目会议建议每周最多一次。
未完。。。。 |