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针对采购人员的几点控制办法

 卖场问题研究者/黄静

众所周知,在企业的成本结构中,采购环节是源头,是最重要的一环。所谓后期的产品质量、价格、利润、形象都由采购成本来决定。采购人员对企业的成本控制起着相当重要的作用,若是采购人员尽心尽力,货比三家,想方设法压缩供应商报价中的水份,确保所采购的商品物美价廉,则对企业的成本控制起到相当大的促进作用,若反之,采购人员为图个人私利,以牺牲企业的利益为代价,放任供应商,则大大增加企业的营运成本。

如何管理采购人员,一方面确保其为企业的采购的工作尽心尽力,同时又得控制好采购人员,防止采购人员与供应商之间发生桌子下面的交易,这也是许多企业当前所头疼的问题所在。

解决问题首先要分析问题的根源,也就是首先得分析促使采购人员出现接受贿赂的原因有那些?简单的来看,采购人员接受贿赂是因为个人私利的膨胀。其实,人人都有个人私利,关键是那些因素促使了个人私利的膨胀,采购人员的私利膨胀之后,才有胆子敢与供应商进行桌子下面的交易,一般来说,以下这些原因是促使采购人员产生私利膨胀的根源所在:

1.不同人群态度带来的心理上的反差

    采购人员在工作期间,常常是感受到两种完全不同的对待态度:一种是总是陪着笑脸的供应商;一种是上司和同事那种猜疑的态度(采购这个职务很容易让其他同事产生猜疑之心的)。这一反一正,就像是冰火两重天,在采购采购人员的心里产生了很大的反差,也就很容易导致对企业、对领导、对同事的厌恶之心、对个人私利的膨胀起到了直接性的促进作用。

2.出于对企业现有监控体系的挑战

     几乎每个企业都会制定针对采购的监控体系(或者说是规章制度)。但是,人的天性是好斗的,加上人的逆反心理,你越是严格的规章制度,往往越能激起员工的对抗心理,非得要挑战一下:看我能不能成功的超越企业严格的规章制度,照样把钱搞到手!

3.对管理人员的不满

    笔者在以前一篇文章中曾说到,许多员工是把自己的老板视做为敌人的,为企业工作就是为老板工作,而为老板工作就是为敌人工作。在老板的对下管理中,难免有很多方面会触及到采购人员的物质利益和感情利益。很快,老板就变成了敌人,为了发泄对老板(敌人)的诸多不满,牺牲一些敌人的利益,为自己谋些私利也就是很自然的事情了。

4.供应商的时时诱惑

    作为供应商,为了使得自己的利益最大化,自然是想方设法采取种种手段来诱惑采购人员,一次,二次,三次……人非圣贤,熟能无动于心?应该说,供应商的态度和这种拉下水走背后交易的出发点也是导致采购贪污腐败的很重要的原因,因此,我们广大的供应商在抱怨采购腐败的时候请审视一下自己:你有没有有意无意的助长助长这样的风气?

5.环境因素

    人是环境动物,所有的习惯都是由刺激形成的, 个人的行为心态很大程度受周边的环境影响,无论是在工作还是在生活中。凡事都会有人带头,受贿亦是如此,其他人在收,我为啥不能收?这种大环境的影响会滋生强烈的对比和落差心理,所谓的上梁不正下梁自然就歪了,在控制采购腐败这个问题上,主管甚至是高级别的主管都要被监督和审视!

以上这几点,简而言之,就是有作案心理再加上作案条件,受贿也就自然而然形成了,解决这个问题,也得从这几个方面动手:

1.每次不少于三人参加现场谈判,削弱单个采购人员的决定权,并在一定程度上形成互相监督的氛围。同时,因为多位采购人员的参与,也使得供应商不便单个对某位采购人员实施贿赂。因此,组建谈判小组是个很好的方式。把谈和执行彻底分开,谈的人不负责执行,执行的人不参与谈判,把权利做有效的分离,用制衡的方式来控制。

2.没有必然把接受供应商的请吃和礼品视为高压线,这很容易激发采购人员的逆反心理。在这个问题上完全可以适当的松一些,例如规定在多人参与的前提下可以接受供应商的请吃,以及可适当接受金额在多少钱以内的小礼品。在管理的时候适当的要考虑人性的特点。

3.对采购人员实施不定期的轮岗制度,这里面有两个方面的因素,一是采购方面,收了供应商的贿赂是要为人家办事的,自己的岗位随时有可能被轮岗,届时没办法为供应商行方便,也就不好收人家的贿赂。同时,从供应商的角度来说,对方的采购人员不固定,这贿赂也就不好办,万一对方采购刚收下就被调走了,这不就送瞎了?又不好把送出去的东西要回来,偷鸡不成蚀把米嘛。在这个方面,沃尔玛的做法是值得很多卖场学习的。

4.建立信息收集系统,鼓励相关人员收集一些与采购项目有关系的信息资料,并及时公开公布,或是抄送给相关的采购人员。采购人员有时候有胆子收钱,就是因为关于采购的商品或价格或交易条件等信息的封闭性和不对称。因为信息传递的不对称,会被采购人员会把一些很正常甚至是有些偏高的采购价格或条件,说成是非常优惠的采购价格或条件,而采取信息共享或是公开后,在相对透明的信息条件下,杜绝采购人员利用这个信息不对称哄骗企业。

5.利用采购来管理采购。美国股市在早期也曾面临过大量的虚假信息,例如合伙做庄,虚假年报,操纵股市等等状况,政府股市监管部门所制定的监管措施总是赶不上这些股市老手的动作。管不了就请你来管,后来,美国政府干脆高薪聘请这些股市老手作为监督机构的成员,这些股市老手上任后,利用自己对股市种种操作手法的高度熟悉,有力的打击了股市中的不法行径。其实,这个办法也可以借鉴在采购的管理上,将一些采购老手抽调出来,让其专门负责对采购人员和系统的监控和完善工作。同时,因为是专门的机构和人员在做采购腐败的管理监督工作,这也是转移管理层与采购人员的矛盾,避免因为管理上的矛盾促使采购私利的膨胀。

还是那句话,要解决采购受贿的问题,其实也就是解决采购想不想受贿,能不能受贿的问题,这得从环境整治和心态整治两方面入手,缺一不可。

huangjing 发表于 2017-4-16 15:55:41 | 阅读全文 | 回复(0) | 引用通告 | 编辑 | 收藏该日志

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