在项目管理中，沟通显得非常重要。一般来说，项目经理大约要花费75%-90%的时间用于沟通上。沟通并不是我们通常意义上理解上找人说一两句话，谈谈心、开开会就是沟通，沟通按沟通的方式不同，可以分为书面沟通和口头沟通，其中书面沟通又分为正式的书面沟通和非正式的书面沟通;口头沟通也分为正式口头沟通和非正式口头沟通。不同的沟通方式，并没有好坏之分，只是适用场景不一样而已，所以项目经理根据项目管理中沟通场景的需要而用。但是本人在平时与众多的项目经理沟通中发现，在这些沟通方式当中，项目经理最怕的还是正式的书面沟通。但在做项目过程中，又不得不要用到比较正式的书面沟通方式，否则项目很难进度下去，这种沟通不但有项目组内部的，也有项目之间的，甚至还有公司与公司之间的，公司与上级主管部门之间的。正式书面沟通当中是项目内部还好说，经常会涉及到公司与公司之间、公司与政府主管单位之间、公司各子公司之间、各相关独立事业部之间的正式书面沟通又不知如何下手？一是由于项目经理对处理公司之间事务的文件处理知识的缺乏，二是由于现在大多项目经理的文字功底还有待于提高。下面我将从三个方面来介绍一下如何处理？

一、项目中公文式正式书面沟通的文种

项目实施过程中，难免项目组要代表本公司与其它供应商或合作单位，以及与上线主管部门进行沟通，这些沟通最好都采用正式书面沟通为妥。这种正式书面沟通并不是写一段文字传真出去就是正式书面沟通了，而还要讲究一定的用文规范，这与就是我们通常意义上所说的公文。国家机关公文一般有14种类型，而我这里重点介绍在项目管理过程当中可能会遇到的8种类型。 

文种	解释	应用举例
函	适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关同级主管单位或部门请求批准等。	此文种是用的最多的，特别是在与供应商、合作伙伴事务当中。
决定	适用于对重要事项或者重大行动做出安排。奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。	比如项目组当中，某某违法公司纪律，甚至出现违法情况，则可采用。一般参照公司统一的行文规范。
通知	适用于发布企业内部规章；转发上级单位和不相隶属单位的公文；批转下级企业的公文；要求下级企业办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项。	比如发布项目组定期汇报项目进度的通知，关于加强项目组工作纪律的通知等。
通报	适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。	在项目中，到达里程碑时，对表现较好的项目组成员要进行适当奖励，奖励就可以用通报形式，如：关于对XXX奖励的通报。
报告	适用于向上级单位汇报工作、反映情况；提出意见或者建议；答复上级单位的询问。	有的项目，涉及到主管单位，如建筑工程项目，对于一些有疑问的事宜还要向主管单位汇报。
请示	适用于向上级单位请求指示、批准	如项目组需要购置一些设备，则可用请示。
批复	适用于答复下级企业请示事项	与请示相对应
意见	适用于对重要问题提出见解和处理办法

二、项目中的正式书面沟通编写结构

  上面讲到正式书面沟通的几种文种，但到底怎么写呢，也是一样比较头痛的事。关于公文式的正式书面沟通的结构一般包括三个部分：

  一是开头部分。主要用以说明公文的因由，具体内容就是简要说明行文的目的、意义、依据、背景等。开头要力求简捷明了、开门见山（如例子）

  二是主体部分。主要用以说明行文要说明的各种事项。

  三是结尾部分。主要用以说明有关结束全文的话。结尾应力求干净利索，不拖泥带水，可说可不说的，尽量不说；结尾要写得实在。

开头的常见写法：

1、引据式： “根据、遵照、按照”

2、原因式： “由于、鉴于、基于”

3、目的式：“为了、为”

4、概述式：先概括基本情况后再展开论述

5、点题式：开头便把宗旨和结论先点出来

6、表态式。即开头对转发、颁布的文件或来函表明态度或进行评价，然后再说明有关事项。

结尾的常见写法有：

1、总结式：综上所述、由此可见、总之

2、要求式：如希望……、号召

3、呼应式或呼应标题：响应开头

4、自然收尾法： 叙述完情况意见后戛然         而止，这种结尾目前常用

5、专用词语式，如：“特此通知”、“当否，请示复”、“现予公告”、“以上报告如无不妥，请批转有关部门参照执行”等等。

     所以来说，项目经理要做好全方位的沟通真不是一切容易的事。                                        

• 上一篇：项目生命周期 For 电影