在一个项目中,项目经理经常需要面对各种超负荷的工作,时常要通过加班才能完成每天的工作任务, 面对各种任务和堆积如山的邮件,项目经理甚至没有时间和相关方进行正常的沟通。这就导致了在项目实施过程中,项目经理总是在不断地救火,最终项目的结局也就可想而知。 一、做好协调 项目协作是让团队共同努力和提升责任分担意识的好方法。项目经理要考虑如何做好协调,并灵活地应用项目管理工具让你的团队相互协作,并在项目执行过程中,协调团队成员分担相应的责任。 二、规划任务优先级 项目经理可能掉进一个恶心循环:每天不停地在项目上救火,那是你没有安排好任务的优先级,比如,简单不重要的任务花费时间短,容易完成,于是你先去完成那些简单缺不重要的任务,然后才去处理那些重要的任务,但是有时候这些任务就因此变得紧急 项目经理需要考虑项目任务的轻重缓急,保证每天处理紧急重要的任务,打破实时救火的恶性循环,并且项目任务保按进度完成。建议项目及分立重点关注:项目计划的制定、审查项目风险,是什么阻碍项目进展等问题。 三、合理安排任务 给项目成员授权,让团队成员参与进来,辅助你完成一些低级别的任务,如进度收集、会议记录、周报,甚至管理工作流程。分配任务说起来简单做起来难,因此项目经理必须把握以下几个要点: 1、目标明确:要做什么内容、达到什么质量要求、什么时候完成等等,必须要清晰具体。 2、跟踪反馈:项目经理应当经常性对任务完成情况进行检查,项目经理可以通过项目管理工具进度猫甘特图来跟踪项目进度,如果你只是将任务分配想去而不去检查的话,最后可能导致进度延迟。 3、能力辅导:项目经理要根据团队成员的能力安排任务。项目经理需要主动帮助项目成员,加强监控,当发现偏差时,应及时采取应对措施。 四、合理利用时间 项目经理很多工作都需要大块时间,比如制定计划、分析风险、关键技术实现等,都需要较长时间的思考。一个人要让心静下来,进入工作状态是时间的,一旦被打断,再次进入这种状态会花很多时间。这对管理者而言是不可避免的,但可以采取方法更加合理地利用时间,将其影响降到最低。例如:约定在指定的时间开会讨论技术问题、反馈进展等,而不是随时进行;对于工作中的琐碎问题,不用急着处理,可以将其记录下来,在你不需忙的时候一起处理。
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