1、给必须要做的事情排出计划表
先列出项目要做的事情，通过进度猫甘特图对任务进行分解，然后预估做每一件事的时间，如果没有完成时间的先后顺序的要求，一开始对完成一件事情所需的时间预估可能是极其不准确的，但是随着不断的练习，可以增加自己对时间的敏感度，慢慢的可以达到精准预估。
2、把大型的任务分解成小份，完成一份之后适当休息然后继续做下一份。
如果有一项大型的任务需要完成，由于细节不明确无法准确地预估需要多少时间，可以先试图把任务分成小份，对于可以先完成的部分，预估对应的时间，然后开始着手做，而不是等到所有的细节都已经完全明确的时候才开始第一步。

这种方法不仅适合一般工作和生活，也适用于项目管理。在项目管理中，项目经理可以通过进度猫甘特图编制项目计划，对项目分解之后，就可以估计项目时间，甘特图可以显示项目的实际进度和计划进度，项目剩余量一目了然。
完成一小份任务之后，可以适当的休息，让大脑放松的同时也当作对自己完成任务的犒赏，张弛有度，有利于保持大脑的清醒和高效。
3、分清事情的轻重缓急
拒绝掉那些既浪费时间又不重要的事情，不是所有的事情，都值得自己去做，比如去拿一个快递和写一份企业合同，两件事孰轻孰重显而易见。在需要所有做的事情中，先分等级，后做事。不分等级有什么后果？你会因为忙了一大堆没用的事情，耽误很多正事。
老板今天安排了你写一个年度总结计划，那你今天的一天工作重心应该是这个，而不是做一些边边角角的工作补充。

其实对做的事情分等级，就是给每天不同的任务做管理。最简单的方法就是使用进度猫来制定计划，然后根据这些事情的轻重等级进行分类。最重要的事情，尽可能的第一时间去做好。其次，就是重要的事情，但是不紧急的可以安排第二个时间段去做好。有一些事情可做可不做，你放在最后完成。时间允许就去做，时间不够就直接丢掉。
给任务分等级还包括阶段性的任务，比如在这一个星期中，你最重要的事情是什么？写出来，千万不要避重就轻，完成了一大堆可有可无的小事情，把最重要最核心的任务给忽略。