不管是什么类型的发布会，一开始都需要进行筹备，这个阶段要选择发布会地址，这虽然是一件简单的事，但选择一个合适的也不简单，为此我跑了十几个场地。
在此期间我想到一件事做一件事，并没有一个完整的计划，也不知道缺少哪些，导致工作杂乱，浪费了很多时间，当我意识到这点，我选择先使用思维导图对发布会工作做一个整体的梳理，发现我遗漏的问题。对比了几个思维导图工具我最终选择了进度猫，因为进度猫思维导图有一个亮点，就是它可以直接转换为甘特图，不用我再次来绘制甘特图。
一开始首先要明确目标，确定主题，基于主题将主要创意创造出来。其关键在于围绕和突出“核心主题”，有了主题目标，便有了重点，后续的工作集中此点发力。再好的创意也要预算支撑。有经验的活动管理者，会迅速将创意，场地，制作，明星等等所有内容在脑海中分别标价，从而形成大概合理性框架。
通常一个大型盛典，从3个月前就会开始筹划，因为需要预留一些重要人物的时间，需要给场地预定，物料制作，排练等留够时间。通常，我们会把发布日先确定下来，然后倒推时间表，并根据时间表上的工作任务，安排每一个具体的负责人，并定期开会互相通报进展。
场地：是一个考察眼光和创意的东东，通常发布会会选择在大型会议中心，酒店，体育场等地，但很多时候，包下一些有创意的餐厅也是个性价比很高的选择。选址要考虑几点：容量，设施，档次，花费，交通等。

在思维导图中列出发布会人员：人员主要分为两大方面
工作人员：公司内部工作人员，外部公关公司，活动公司，主持人，礼仪，外请化妆师，摄像摄影师等。
通常公司内部，公关公司和活动公司三个部分为核心人员，要形成工作组，发布会前就要经常开碰头会，保证无缝对接。会场上工作人员通常统一着装，需要佩戴工作牌，工作牌根据工作性质做好区分，工作人员最重要的原则就是，一人盯一事，
主持人，是非常重要的。主持人根本的任务就是串活整个活动，时装发布会中，有时也可以让设计师自己客串主持人，而很多奢侈品，消费品发布会，通常还是会请专业主持人。
视摄影摄像，化妆，造型师这些工作人员，他们非常重要。一般中型发布会要有摄影摄像各两名，他们需要提前几个小时来会场。
受邀人员：主办方领导，特邀嘉宾，媒体自媒体等
要提前拟定，与场地预定一样，越重要，越热门的领导，嘉宾，明星越要提前预约。明星的费用较高，但是许多电视，时尚媒体都是冲着明星来的，他们主要带来传播效应，所以时尚发布会，特别是奢侈品，一定会请有档次的明星。
而对于互联网发布会，通常主角很简单，就是产品和老板，嘉宾非常重要的，比如合作厂商，重要的业内人物，有影响力的媒体等等，这时候，设计好嘉宾间的互动非常重。
对于媒体，通常提前1到2周通知便可，但一定要多次确认。

等接下来的这一系列我都在进度猫思维导图中完成，想到什么可以随时添加，随时随地修改，极其方便，完成思维导图后，我可以在进度猫中将思维导图转化为甘特图，接下来我的工作我就可以在甘特图中安排，估计好每个任务的耗时，再将任务分配下去，每完成一项任务整体进度就会自动计算，甘特图显示项目的进度和具体任务详情，对未完成任务、已完成任务进行分类管理，让项目整体进度可随时把控。